Un sistema de gestión empresarial con analítica nos ayudan a recoger información de las transacciones realizadas por nuestra organización. Con el fin de poder gestionar sus procesos. A veces, incluso, solo para cumplir con nuestras obligaciones fiscales. El tiempo y recursos dedicados a esa labor podemos aprovecharlos ya para mejorar dichos procesos. Con solo preparar esa información recogida para analizarla después y revisar qué estamos haciendo bien y en qué nos equivocamos.
Además de la gestión de sus actividades y el control de las transacciones. Muchas de estas empresas, han incorporado también sistemas que les permiten informatizar de forma segura sus contabilidades financieras. Obteniendo información rápida y fidedigna de sus estados financieros. Y la mayoría han acudido a soluciones que integran los dos procesos: gestión empresarial y contabilidad financiera.
De esta forma, las acciones realizadas en la gestión (facturas de compra y venta, cobros, pagos, anticipos sobre cobros, …) generan automáticamente su repercusión en la contabilidad. Ahorrando el coste de replicar la información en un nuevo sistema, evitando posibles errores en esa replicación, y agilizando la disponibilidad de información financiera.
Nos hemos acostumbrado así a que las anotaciones de esas transacciones de gestión nos sirvan para llevar prácticamente nuestra contabilidad financiera. Sin embargo, no somos conscientes de que la misma información nos puede aportar además muchas pistas sobre la rentabilidad y eficiencia de nuestro negocio.
Contabilidad Analítica
Con el apoyo de los sistemas de gestión empresarial, se puede seguir evolucionando en la búsqueda de ventajas competitivas. Gracias a la información recogida de las diferentes transacciones que se produzcan en nuestro negocio y a la contabilidad analítica o de costes. Que estos sistemas integran ya para apoyarnos en la planificación y seguimiento estratégicos de nuestra organización.
La contabilidad analítica es aquella que clasificamos con el criterio de la naturaleza de los gastos o ingresos que se realizan. Principalmente atendiendo a las distintas actividades o proyectos que se desarrollen en una organización. Este tipo de contabilidad nos permite ir más allá de un simple conocimiento y control de los ingresos y costes globales que soporta la empresa. Permitiendo clasificar estos en el momento que se producen, asignándolos a los departamentos, secciones, actividades o línea de productos cuya rentabilidad queramos observar.
Tanto la contabilidad financiera como la analítica están unidas a un mismo registro diario de transacciones. Pero las anotaciones realizadas nos permitirán más tarde filtrar y diferenciar la información registrada a la hora de obtener informes de situación. Podemos, por ejemplo, obtener de forma diferenciada la cuenta de resultados de un departamento, sección o línea de actividad o productos concretos.
Para ello, no es absolutamente necesario que gestionemos con nuestro sistema de información la contabilidad financiera o fiscal de la empresa. Tan solo deberemos dejar que el sistema de gestión realice las anotaciones correspondientes. Y ser además metódicos a la hora de registrar no solo las facturas de ventas, sino las de compras o gastos que se produzcan en nuestra organización. Y sean directamente imputables a uno o más de esas entidades de gestión que estemos observando.
Este hecho de poder registrar y consultar información para su posterior análisis con el sistema de gestión. Ha provocado que se hable en general de analítica y no se asocie exclusivamente este concepto al de la contabilidad.
Ventajas competitivas de un sistema de gestión con analítica
Integrar la analítica en un sistema de gestión permite poner a disposición de los técnicos y directivos de una empresa herramientas para abordar la toma de decisiones. Basándose en el análisis de los costes, entendiendo que se denomina centro de coste a un departamento, sección, segmento, característica, unidad y/o actividad de una empresa.
De este modo, una empresa que tenga un sistema de gestión capaz de manejar información analítica sobre su actividad. Tendrá con toda seguridad una ventaja competitiva que le ayudará a mejorar en la evaluación y en la estrategia de su negocio.
Herramientas fáciles de usar
- Obtención de información sobre los recursos financieros obtenidos en cualquier período del ejercicio, así como su aplicación o empleo, por cada centro de coste o combinación de estos, dependiendo del nivel de analítica que se pretenda utilizar.
- Evaluación y seguimiento independiente de los distintos centros de coste o combinación de los mismos, definidos en cada empresa, conociendo en cualquier momento la evolución o situación de cada uno de los departamentos, actividades o productos, sin necesidad de esperar a la realización de una evaluación financiera de los mismos.
- Elaboración de presupuestos distintos para cada centro de coste, o combinación de estos, definidos en cada empresa.
- Control y seguimiento de los presupuestos elaborados al nivel de analítica deseado.
- Obtención de información estratégica para realizar previsiones de futuro, conociendo el rendimiento de cada uno de los departamentos, actividades o productos observados.
Requisitos que debe cumplir un sistema de gestión con analítica
Como hemos dicho, no es absolutamente necesario que gestionemos con nuestro sistema de gestión empresarial la contabilidad financiera o fiscal de la empresa para poder manejar conocimiento analítico. Tan solo será necesario que nos permita registrar las anotaciones correspondientes, no solo en las facturas de ventas, sino también introduciendo las compras o gastos que se produzcan en nuestra organización.
Funcionalidades importantes
- Debe permitir establecer varios niveles de analítica y definir el significado de cada uno de ellos. Cada nivel de analítica nos servirá para evaluar nuestra organización desde un punto de vista distinto: departamentos, línea de productos…
- Debe permitir que un ingreso o gasto pueda ser repercutido con distintos valores para cada uno de los centros de coste que tengamos establecidos en los distintos niveles que estemos evaluando.
- Debe permitir realizar distintos presupuestos para cada combinación de valores de los centros de coste de distintos niveles de analítica.
- Debe permitir gestionar el negocio independientemente para cada combinación de valores de los centros de coste.
- Debe permitir obtener informes analíticos en función de los distintos centros de coste para conseguir un estudio de la evolución, en tiempo real, y la previsión de futuro.
En definitiva, el uso de un software de gestión empresarial dotado de capacidades de analítica puede ser muy útil para detectar posibles problemas de rentabilidad en nuestra organización. Centrando nuestro estudio en elementos concretos de la misma. Podremos determinar en cuáles de estos elementos los problemas son más críticos o tienen más influencia sobre el resto de la empresa. Dedicando entonces mayor atención a optimizar los procesos o actividades correspondientes.
La información, como siempre, es poder, y los sistemas de información nos ayudan a convertirla en una ventaja competitiva.
Ángel Blanco Ferreiro
Director de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial
