En la informatización de procesos, pocas veces se tiene ocasión de realizar una planificación de los sistemas de información a medida que habrán de soportar. Lo más común es que los equipos y aplicaciones vayan surgiendo y creciendo en las distintas secciones funcionales de la organización. De manera aislada y sin que nadie estudie su integración, ni vea tan siquiera la importancia de esta.
Incluso en los casos en los que se acomete una completa actualización de la infraestructura informática de la empresa. Se suele emprender esta sin mucha planificación, a remolque muchas veces de las forzosas, renovación de los propios equipos informáticos.
Acometer este proceso analizando las necesidades de información que dan soporte a la lógica de negocio de la empresa. Y estableciendo un marco de referencia para el desarrollo de los sistemas de información que den cobertura a los objetivos estratégicos. Este es el principal objetivo del establecimiento de un Plan de Sistemas dentro de una determinada organización.
Qué es un Plan de Sistemas de Información
Como decimos, la realización de un Plan de Sistemas tiene como fin establecer en la organización una arquitectura o marco de referencia que oriente las sucesivas actuaciones en materia de implantación y/o desarrollo de Sistemas de Información.
Se definirán en este sentido el conjunto de componentes principales que constituirán los pilares de dicho marco, como pueden ser.
- Modelo de información, necesario para dar soporte a los diferentes procesos y que pueda ser compartido por todos.
- Modelo de sistemas de información, que reúna las distintas funcionalidades necesarias que sean detectadas.
- Arquitectura tecnológica.
- Plan de proyectos o actuaciones a llevar a cabo.
- Plan de mantenimiento de los Sistemas de Información.
A la hora de establecerlo es importante establecer una perspectiva horizontal y completa de los procesos dentro de la organización. De manera que se atienda a intereses globales de la misma y no a particularidades de unidades organizativas, que puedan desvirtuar el resultado final.
Este marco propuesto, además, tendrá más carácter estratégico que tecnológico. Puesto que deberá tender a establecer una arquitectura que sea capaz de dar soporte a las necesidades que la organización se haya fijado. Y dotada de una cierta flexibilidad para incorporar nuevas necesidades, independientemente de la tecnología que se vaya a seleccionar en cada caso.
Por ello, para definir correctamente ese marco deberán involucrarse en el proceso tanto los responsables de los procesos de la organización, aportando los objetivos de la misma. Y la estrategia corporativa establecida para lograr dichos fines. Como los profesionales relacionados con el desarrollo a medida, que aportarán su visión sobre cómo conseguir lograr los objetivos mediante el uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.
Labores a realizar
Vistos los objetivos, la elaboración del Plan de Sistemas de Información pasa por la realización de un conjunto de actividades. Que conduzcan a la alineación de los usos que se requerirán con los elementos con los que se dispondrá para dar soporte a dichos usos.
Se tendrá, por tanto, que estudiar las necesidades de información de los procesos de la organización. Con el fin de definir los requisitos generales y obtener modelos conceptuales de información. Evaluar las posibles opciones tecnológicas y seleccionar un posible entorno de soporte. Analizar entonces prioridades y establecer un calendario de actuaciones o proyectos con una planificación lo más detallada posible.
Metodología para su desarrollo
Las metodologías de desarrollo de proyectos que cubren las distintas etapas del ciclo de vida de los sistemas de información. Suelen incluir mecanismos para definir un Plan de Sistemas de Información.
Es el caso de la metodología Métrica v3, metodología de planificación, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, impulsada por el Centro Superior de Informática del Ministerio de Administraciones Públicas. Que ha adoptado Solusoft para la organización de sus proyectos, y como base para su Sistema de Gestión de la Calidad, certificado según la Norma ISO 9001.
Dicha metodología dedica uno de sus procesos principales a la Planificación de Sistemas de la Información. Definiendo el conjunto de actividades que deberían llevarse a cabo para obtener el Plan de Sistemas de Información. Y que conllevan el final la realización metódica de las actividades que antes hemos descrito:
1.- Inicio del Plan de Sistemas de Información.
2.- Definición y organización del PSI.
3.- Estudio de la información relevante.
4.- Identificación de requisitos.
5.- Estudio de los sistemas de información actuales.
6.- Diseño del Modelo de Sistemas de Información.
7.- Definición de la Arquitectura Tecnológica.
8.- Definición del Plan de Acción.
9.- Revisión y Aprobación del PSI.
En Solusoft hemos aplicado este procedimiento para la obtención de planes de sistemas de la información a medida como paso previo al desarrollo de grandes proyectos informáticos. Y, avalados por los resultados obtenidos, pensamos que es la forma óptima de abordar dichos proyectos.
Y en todo caso muy recomendable para la generalidad de organizaciones. Para conseguir hacer de las tecnologías de la información y de las comunicaciones una ventaja competitiva.
Miguel Ángel Esteban
Director de la Unidad de Sistemas
