Las T.I. deberían tener asignada una planificación de inversiones específica en el presupuesto anual de nuestras entidades. Buscando la perfecta alineación entre el soporte tecnológico de que disponemos y los objetivos que con su aplicación queremos obtener. Lejos de ello, nos dejamos sorprender por gastos ocasionados por un mal mantenimiento y/o la reparación o renovación forzosa de equipos obsoletos. Además, hay buenas fórmulas para planificar financieramente ese gasto.
Así, dejamos frecuentemente de lado, no ya su renovación y actualización tecnológica, sino incluso su mantenimiento, dejándonos sorprender muchas veces por los gastos del mantenimiento correctivo (aquel que se realiza cuando ya no hay más remedio). Y es importante tener en cuenta que en estos casos el coste suele ir más allá de la simple reparación, si tenemos en cuenta el tiempo perdido, a veces incluso tiempo productivo en nuestra organización, y las posibles pérdidas de información ocasionadas por las averías.
Si analizamos costes, además se hace mucho más evidente que deberíamos proceder a una planificación de la inversión en este tipo de tecnologías. Tomando simplemente como referencia el tiempo de procesamiento de un equipo informático, está aceptado que la tecnología hace que la velocidad de estos se duplique cada año y medio, aproximadamente. Mantener un equipo en el activo más de tres años está haciendo, por tanto, que dejemos de aprovechar un aumento en la capacidad de trabajo de las personas que en nuestra organización utilizan el ordenador como útil de trabajo. Y a veces no lo vemos hasta que los tiempos de espera de esa persona y su desesperación por la lentitud de su herramienta son patentes.
Si a esa evolución de la velocidad y rendimiento le añadimos las novedades tecnológicas de las que nuestro trabajo puede aprovecharse, y comparamos los costes de personal con las inversiones a realizar, podemos ver claro que en la mayor parte de los casos un retorno casi inmediato de la inversión está asegurado.
Objetivo estratégico
La planificación empresarial en general es el conjunto de tareas que permiten evaluar las necesidades de recursos (materia prima, máquinas, personal, …) para el trabajo al que se deba atender, y distribuir la inversión y el uso de dichos recursos en el período de tiempo que se esté planificando, con el objetivo de optimizarlo. Como en cualquier otra planificación.
Por tanto, en primer lugar es indispensable trazarse un periodo de tiempo para el que queremos contemplar las necesidades de recursos, y pensar en los objetivos que queremos conseguir con la aplicación de las Tecnologías de la Información en dicho periodo. Ver cómo puede verse beneficiada nuestra organización con su uso, y cuáles son las principales áreas que se verían potenciadas con el uso de la tecnología.
Solo así podremos estar seguros de que las decisiones tomadas queden alineadas las necesidades de la empresa a medio y largo plazo. Con el soporte tecnológico adecuado para las mismas. Los tipos de preguntas que nos plantearemos en esta fase serán: ¿el uso de las T.I. va a sobrepasar el ámbito de mi organización o se utilizarán solo como una herramienta interna?, ¿qué departamentos y actividades se verían más beneficiados con su uso?, ¿qué problemas me causaría prescindir de ellas?, ¿puede aprovecharse el área productiva, en nuestro caso, del uso de los sistemas de información?, ¿cuáles son los elementos hardware y software que necesito en cada caso?
Lista de compras
Los objetivos estratégicos que nos marquemos en el uso de las Tecnologías de la Información determinarán nuestras necesidades, y la evolución temporal de las mismas. Se habrá visto con ello que no podemos prescindir de una red local, alámbrica o inalámbrica. Que me ayude a optimizar los recursos para toda la organización, con conexiones exteriores seguras, de buen rendimiento y altas capacidades de almacenamiento y salvaguarda de información.
Y los mismos planteamientos se obtendrán en lo que al software se refiere, a nivel de toda la organización y a nivel departamental. En este capítulo, además, es muy importante, para evitar futuros costes, adquirir las licencias del software que se utiliza junto con los equipos. Supone mayor inversión, pero ofrece múltiples ventajas en el mantenimiento, además del cumplimiento de la legalidad.
Con la lista de necesidades, por un lado, y la de recursos con los que ya contemos, por el otro. Habrá que asignar prioridades a los elementos que se han de adquirir, para definir fases de inversión y comprometer presupuesto. De manera que vayamos repartiendo el gasto y la incorporación de elementos tecnológicos en la manera en que nuestra tesorería pueda afrontarlo. Aunque esto último ya no es siempre necesario, como se verá a continuación.
Planificación de inversiones
Una vez vistas las ventajas de introducir herramientas avanzadas en nuestros procesos de negocio, seguramente querremos contar con ellas cuanto antes. Pero, como siempre, los recursos financieros pueden ser un obstáculo para actuar rápidamente y cobrar las ventajas competitivas que dichas herramientas nos puedan proporcionar.
Sin embargo, existen muchas fórmulas ya para la financiación de la inversión en tecnología, que permiten distribuir uniformemente el gasto. Las más empleadas actualmente son el leasing financiero y el renting tecnológico.
El leasing financiero nos permite contar con los equipos en los que queramos invertir (siempre que estos sean nuevos y de fácil recuperación). Mediante el pago de una cuota mensual durante un periodo predeterminado. Además, nos permite hacernos con su propiedad mediante el pago del valor residual al acabar dicho período (que generalmente es el valor de la última cuota). Permite financiar un porcentaje, que puede llegar hasta el 100% del valor de adquisición, superior al porcentaje de otras fórmulas de financiación.
El renting tecnológico nos permite contar con un determinado bien, con un mantenimiento constante, repartiendo su coste en mensualidades predeterminadas. Su mayor ventaja, a la hora de aplicarlo, es la aportación de una constante renovación tecnológica, al poder sustituir los equipos en cualquier momento del contrato. O a la renovación de este, por otros de superiores prestaciones, o bien incorporar nuevos elementos al mismo contrato. Planificando en todo momento el gasto mensual al que podremos atender. Además, dentro de este gasto podremos incluir ya los servicios de asistencia y mantenimiento anuales, con lo que dejamos poco espacio a la sorpresa financiera.
Las diferencias básicas entre ambas posibilidades de financiación estriban principalmente en que el leasing es un arrendamiento financiero con opción de compra. Y habitualmente no incorpora servicios a la cuota. Mientras que el renting es un alquiler sin opción de compra y con todos los servicios necesarios para su utilización incluidos en la cuota mensual. Además, el renting es una forma de financiación que no afectará en ningún momento a nuestro balance contable. Y, por tanto, no aparecerá como un mayor endeudamiento con los bancos.
Tenemos el departamento de gestión de sistemas para ayudarte a tomar estas decisiones. Contacta con nosotros y estaremos encantados de atenderte.
Miguel Ángel Esteban
Director de la Unidad de Sistemas
