Los aspectos relacionados con el outsourcing informático son de los elementos más susceptibles de externalizar en una organización. Son evidentes las ventajas, pero somos reacios a confiar en nuestros proveedores, parte de las herramientas con las que sustentamos nuestro negocio. Estudiándolo con serenidad, nos daríamos cuenta de que ahorraríamos mucho a medio y largo plazo. Y que nuestro soporte tecnológico se vería altamente beneficiado.
Que el outsourcing informático funciona se ve patente, por ejemplo, en el hecho de que muchas compañías hayan llegado a segregar incluso parte de las funciones productivas sin deshacerse de su propiedad. Con el fin exclusivo de potenciar su eficacia y hacer que mejoren sus economías de escala. Tratan así de obtener los beneficios de la externalización, aumentando el valor para la empresa.
La externalización de las tecnologías de la información
Si se opta, por tanto, por el outsourcing informático de una parte de las funciones básicas del negocio. Más fácil ha de ser realizar lo mismo con funciones periféricas. Como: la confección de nóminas, la gestión de vehículos y la gestión de las herramientas informáticas.
De hecho, las pymes tienen claro que algunas de estas funciones han de ser claramente externalizadas. A nadie se le ocurriría mantener a una persona continuamente actualizada en el reglamento laboral y fiscal para que confeccione solo unas pocas nóminas de la manera más rentable para la organización.
Sin embargo, en lo que se refiere a tecnologías de la información sí que se encuentran muchos casos en los que se intenta dedicar a varias personas para que realicen el mantenimiento e instalación del soporte informático. E incluso la integración de nuevas tecnologías que busquen la mejora de los procesos de negocio. No se valora en estos casos que sería mucho más eficaz dejar en manos de una empresa de servicios informáticos de confianza la gestión de esas funciones.
Ventajas del outsourcing informático
Como se ha apuntado ya, la reducción de costes es en muchos casos la principal ventaja que se puede obtener de la externalización de los servicios informáticos:
- Se eliminarán seguramente costes variables en funciones no relacionadas con el núcleo de la organización, y que se derivaban en muchos casos de la incorrecta atención de los sistemas.
- Se liberarán aquellos recursos, normalmente de alta capacitación, que debían dedicar su tiempo a formarse en cuestiones de tecnologías de la Información, y a realizar las correspondientes labores de soporte, y serán mucho más rentables en otras áreas más críticas de la organización (para las que seguramente fueron contratados).
Se mejorará además la calidad del servicio, beneficiándose de:
- La mayor eficacia y conocimientos de la empresa proveedora en las funciones externalizadas, que hará que se aborde mejor la complejidad tecnológica que rodea cada vez más a las Tecnologías de la Información.
- Uso de tecnologías y herramientas innovadoras, con una inversión ajustada además al repartirse los costes de adopción, ahora del proveedor, entre distintas compañías.
Puntos de atención
Es importante, como en el resto de los posibles casos de externalización, que la estrategia la marquemos nosotros. Aunque sea enormemente importante la asesoría de nuestro proveedor, es conveniente contar con una persona de nuestra organización que se responsabilice de las relaciones con el mismo y de fijar esa estrategia, los objetivos que se buscan con el empleo de las Tecnologías de la Información.
Es igualmente importante que el conocimiento permanezca también en nuestra organización. Para ello hemos de dejar muy claro en contratos o en las intervenciones que decidamos que en todo momento nuestra organización tenga las riendas, obteniendo la información y productos necesarios para poder transferir a otro proveedor las funciones externalizadas sin que ello produzca ninguna interrupción en el nivel de servicio. Lo mismo, al fin y al cabo, que estaremos haciendo sin duda con nuestro servicio laboral y/o fiscal.
Pasos para externalizar los servicios de TI
Para evitar problemas en las funciones externalizadas, como pérdida de eficiencia, calidad, y competitividad, es conveniente establecer con el proveedor un marco de colaboración en el que queden reflejados los tratamientos a los principales riesgos.
Se realizará para ello, un plan estratégico, detallado y realista donde se establezcan las tareas, responsabilidades e incluso índices de medida del servicio. Sobre este plan se deberá realizar un control del funcionamiento del sistema, corrigiendo en su caso aquellos elementos que no respondan a los objetivos marcados.
Podría ser importante en algunos casos establecer incluso un conjunto de índices eficaces que midan la calidad y nivel de servicio de la prestación que se quiere mantener.
Estas funciones de supervisión deberán ser gestionadas por una persona, al menos, de la organización. Estará en sus manos dirigir estratégicamente las funciones externalizadas y coordinar a las partes involucradas para que se logre el necesario nivel de calidad.
Nuestro departamento específico de gestión de sistemas, puede ayudarte. Contacta con nosotros.
Miguel Ángel Esteban
Director de la Unidad de Sistemas
