Los sistemas de gestión de la producción, nos proporcionan una excelente herramienta para optimizar la producción y ejecutarla. Por tanto, unos buenos sistemas de gestión y comercial no sirven de nada si los productos o servicios no se realizan a tiempo. Y a unos costes que permitan su comercialización con suficiente margen de beneficios. Los gestores, por su parte, obtendrán una información imprescindible sobre la rentabilidad e idoneidad de sus procesos productivos.
Muchos sistemas productivos adolecen de un problema que se repite también en los sistemas de gestión. El trabajo se ha ido organizando de forma independiente en cada uno de los procesos que los conforman. Obteniendo finalmente un cúmulo de sistemas incompatibles que no permiten una visión global del funcionamiento de la empresa en el tiempo necesario para la toma óptima de decisiones.
¿Qué significa optimizar la producción?
Las herramientas empresariales intentan paliar estos problemas. Comunicando los distintos procesos y centralizando la información transaccional con la que trabajan. De esta forma, la información sirve tanto para que trabajen los encargados de gestionar y organizar cada uno de los procesos. Como aquellos que se encargan de alimentar o controlar el sistema global. Sincronizando todo el trabajo, de manera que todos los engranajes funcionen de forma adecuada.
En el caso de la producción se trata de gestionar los distintos procesos que constituyen la cadena productiva. Desde que se inicia con las necesidades de producción hasta que los productos o servicios son proporcionados al cliente. Y se puede empezar a evaluar la forma en que esa cadena ha funcionado para ver si lo ha hecho de una manera eficiente.
El funcionamiento y significado de cada una de estas operaciones variará en función de la forma en que cada compañía organiza la optimización de su producción. Es evidente que no se trabaja exactamente de la misma forma cuando se han de atender los pedidos que la empresa va recibiendo. Que cuando se trabaja contra stock, para producir una cantidad determinada de artículos que se tiene previsto vender en un determinado período de tiempo. Pero no es menos cierto que el conjunto de procesos necesarios será el mismo en ambos casos, aunque sean distintos los objetivos.
La importancia de la planificación
La planificación de la producción es el conjunto de tareas que permiten evaluar las necesidades de recursos (materia prima, máquinas, personal, …) para la producción a la que se deba atender, y distribuir el uso de dichos recursos en el período de tiempo que se esté planificando, con el objetivo de optimizarlo.
El resultado será un plan de producción, donde se definen las distintas órdenes de producción que se atenderán en el período de tiempo que se esté planificando, especificando las distintas fases y tareas que se habrán de llevar a cabo para producir unas determinadas unidades de producto o prestar un servicio.
La función permite adaptar a tiempo la capacidad productiva de la empresa a las necesidades de servicio que se reclamen. Para ello, lógicamente se jugará con aquellos parámetros que sea posible flexibilizar.
Las ventajas de la gestión del aprovisionamiento
Uno de los principales beneficios de planificar con tiempo la producción es la posibilidad de adecuar también las necesidades de material en stock a la demanda.
Mantener un inventario de reserva para poder cubrir en cualquier momento las necesidades la producción implica mantener inmovilizada una determinada inversión financiera a la que se podría dar otros usos en la Empresa.
Por ello es enormemente importante reducir al mínimo esas necesidades de inventario, al mismo tiempo que garanticemos que no se va a producir en ningún momento una parada de la producción provocada por una falta de material.
Un buen sistema de gestión de la producción nos permitirá ir calculando las necesidades de material, administrando directamente el lanzamiento de pedidos a nuestros proveedores y su posterior gestión, de manera que el material necesario esté preparado en el momento justo.
La necesidad de gestionar el almacenamiento
Aun cuando la gestión del aprovisionamiento haga que se reduzcan al máximo las necesidades de almacenamiento, en muchos casos es necesario un buen control del inventario de que dispongamos. Temas como la gestión de las fechas de caducidad o información sobre los lotes, en los productos almacenados y en qué momento son utilizados en una determinada orden de fabricación pueden ser imprescindibles en algunos sectores, especialmente en los casos en que es obligatorio llevar una trazabilidad de productos y sus componentes.
El seguimiento de la ejecución
Tan importante como planificar bien las tareas a llevar a cabo es el control de la producción en el tiempo. Se ha de vigilar que las operaciones se van produciendo correctamente, en el tiempo planificado y usando los recursos y materiales prefijados. Registrando además estos aspectos o cualquier desviación o incidencia que se produzca. Con el fin de poder analizar con posterioridad en qué circunstancias tuvo lugar la ejecución de las distintas órdenes de fabricación.
El seguimiento de todas las operaciones nos permitirá además reaccionar con tiempo ante posibles problemas que se puedan dar en el sistema productivo. Contando con información sobre posibles soluciones a adoptar para cumplir los objetivos del máximo número de órdenes posibles.
El objetivo es controlar que todo sucede tal y como se había planificado. Consiguiendo así los objetivos previstos y atendiendo siempre los hitos de entrega de los productos o el servicio al cliente. Las previsiones de entrega, de esta manera, podrán ser además facilitados al mismo con suficiente antelación. Permitiendo también la optimización de sus procesos e incrementar su satisfacción con nuestros servicios.
Beneficios de optimizar la producción
El registro de cómo se van produciendo las distintas operaciones relacionadas con la producción es esencial para poder medir perfectamente el uso de material y recursos en los procesos productivos. Será automático traducir dichos consumos en los costes directos que son necesarios para fabricar un determinado producto, más allá de la simple estimación teórica que podamos realizar cuando definimos un escandallo de forma previa a poner en marcha la producción de un producto.
Estos costes reales permitirán, tras repercutirles los costes indirectos de la compañía en la forma en que decidamos, garantizar que no estamos vendiendo ninguno de nuestros productos por debajo de su coste de producción, o al menos estar informados de ello.
La información nos permitirá tomar decisiones en aquellos casos problemáticos, incrementando precios si el Mercado lo permite, o intentando optimizar procesos o aplicar medidas de reducción de costes. En último caso el conocimiento de cómo estamos llevando a cabo la producción de una línea de productos puede llevarnos a invertir o innovar en la misma con una información más ajustada sobre los costes y el posible retorno de la inversión, o renunciar, si no es posible otra acción, a ofrecer esos productos o servicios a nuestros clientes.
Frenos para optimizar la producción
Si bien no hay claros inconvenientes en la implantación de sistemas de este tipo, si que hay un conjunto de elementos que provocan resistencias a la nueva situación que con ellos se pretende implantar. Estos elementos han de ser previstos y cuidados para que su integración constituya un éxito real.
Se trata, por ejemplo, de la resistencia de las personas a la implantación de nuevos mecanismos con los que no se está familiarizado. Los mecanismos en que se apoyasen con anterioridad, por no tener el respaldo de los sistemas de información, no aportarán ahora ningún beneficio, y, sin embargo, se intentará que se sigan manteniendo, por costumbre.
Para ello, es conveniente la implicación de todo el mundo en la definición de los procesos. Y adaptación del sistema de información a los mismos, de manera que todas las personas implicadas estén seguras. Desde antes de la implantación, de que la herramienta cubrirá de manera adecuada sus necesidades.
Por ello es esencial elegir bien, junto con la herramienta, la empresa que ayude a implantarla, con experiencia suficiente para realizar esa configuración y programación adecuadas y para gestionar correctamente el proceso de integración en la empresa, venciendo los frenos que en cada caso se puedan plantear o que puedan surgir en el proceso.
En definitiva, la meta para todos los procesos implicados en la producción de una compañía es conseguir la eficacia y eficiencia del sistema global de producción, es decir, la obtención de los resultados previstos con el mínimo coste. Y lo que permite una herramienta de gestión de la producción es precisamente conseguir la unión de todos los esfuerzos realizados en cada uno de los procesos para aunar igualmente los resultados y beneficios.
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