Muchas empresas y trabajadores, debido al confinamiento, han tenido que instaurar el teletrabajo rápidamente. Para gran parte de ellos, es la primera vez que esto ocurre. Por ello, se han buscado distintos métodos y formas de enfrentarse a esta nueva manera de trabajar. Una de ellas es la metodología Agile.
La metodología Agile se caracteriza por la transparencia, la colaboración entre compañeros y la valoración de cada trabajador de los proyectos. Está centrada en las personas, en lugar de las herramientas utilizadas o los procesos. Esta técnica ayuda a controlar las tareas de cada trabajador y permite agilizar la entrega de los trabajos en un breve periodo de tiempo. Además, se aumenta la productividad de los empleados, ya que se gestionan y dividen mejor los recursos.
3 Pilares fundamentales de la metodología Agile
- Transparencia: que todas las personas implicadas en el proyecto sepan qué ocurre, qué avances hay o qué problemas se han encontrado. En definitiva, ayuda a tener una visión global del proyecto en el que se está trabajando.
- Adaptación: tanto las personas de forma individual, como el equipo, deberán adaptarse a los cambios para poder finalizar el proyecto con éxito.
- Revisión: esto ayudará a conocer en qué estado se encuentra el proyecto. Y en qué está trabajando cada miembro del equipo para poder adaptarse a distintas situaciones.
¿Qué es la metodología Agile?
La metodología consiste en dividir un proyecto en distintas subtareas, llamadas “sprints”. Las cuales tendrán unos plazos breves de entrega. Y, si hubiese que hacer una modificación, solo se hará sobre ese sprint y no sobre el proyecto completo. Además, dividir el proyecto en estas tareas, ayuda a los miembros del equipo a definir los tiempos. Para poder tener un planning de las tareas a realizar, las duraciones o saber en qué fase del proyecto entra tu trabajo, etc.
Estas herramientas, a través de una aplicación web, permiten gestionar tableros, poner fechas a los sprints y dividirlas en etapas. To do, doing, done, para que el equipo se gestione y sepa qué tareas tiene que realizar, cuáles están haciendo y cuáles han acabado. Asimismo, a dichas tareas, para mejorar la organización, se les puede asignar recursos. Es decir, añadir etiquetas según su tipología, o milestones, que ayudan a definir las fechas de entrega de los sprints.
Además, la comunicación durante el teletrabajo es clave. No solo de cara a tus compañeros, sino también con tus clientes. Para continuar con la metodología Agile, podemos crear distintos dashboards colaborativos con los clientes, que nos permitan hacer comentarios, modificaciones o darle los permisos que creamos convenientes.
La multidisciplinaridad es un factor clave si queremos implementar la metodología Agile. Combinar distintos perfiles nos ayudará a que las tareas y los recursos queden divididos por especialidades. Y de esta forma el trabajo quede integrado en todas las áreas. Además, cada miembro del equipo puede ir dando resultados de cómo está funcionando su pequeño proyecto.
¿Cómo mantenemos esta metodología durante el teletrabajo?
Convoca reuniones diarias.
Ya que esta metodología se basa, sobre todo, en las personas, intenta que los miembros de tu equipo usen una cámara web. De esta manera, os estaréis viendo y podréis sentir mayor contacto entre unos y otros.
Es importante que esta reunión diaria no se alargue mucho. Alrededor de 15 o 20 minutos es tiempo suficiente para conocer qué se hizo ayer, qué se va a hacer hoy y saber las dificultades en el desarrollo de las tareas o los hitos alcanzados. Asimismo, gracias a las reuniones diarias, todo el equipo podrá conocer el avance del proyecto en general y se les involucra en todos los sprints del proyecto.
Estas reuniones puedes hacerse con herramientas colaborativas como Microsoft Teams, en las que se incluyen pizarras virtuales, planificador de tareas, etc.
La comunicación con el cliente es esencial.
El cliente, al final, es quien tiene la última palabra, por ello, muchos sprints dependerán de él. Siempre será más sencillo cambiar uno de ellos que todo el proyecto. Reúnete con el cliente de forma virtual y dale a tu equipo el feedback recibido. Lo puedes hacer con reuniones, como hemos comentado, de Microsoft Teams. ¡Pruébalo!
Respeta los horarios.
Aunque estemos en casa, sigue habiendo unos horarios que cumplir. Si las reuniones diarias están marcadas al principio de la jornada, no las aplaces, salvo causa mayor. Para ello puedes fijar las reuniones, de cualquier tiempo, mediante el calendario de Outlook, gracias al cual podrás crear una reunión periódica y, además, reservar salas o crear reuniones virtuales.
Microsoft Teams permite la integración con Outlook.
Puedes convocar reuniones, tanto con los miembros de tu equipo como con clientes, a través de Outlook y que, automáticamente, se cree una reunión virtual en Microsoft Teams. Cuando llegue la hora de la reunión, solo tendréis que pinchar en el enlace que se ha creado específico para dicha reunión.
Al fijar una franja horaria de reuniones, el resto del equipo puede organizarse su jornada para dedicarle el tiempo estimado al trabajo productivo y no se verá interrumpido.
Utiliza documentos en la nube
Como SharePoint o las herramientas de Office 365. De esta manera, tanto los miembros del equipo, como tus clientes, podrán hacer cambios en los archivos, facilitando el trabajo y la comunicación. Activa el control de cambios para que estos comentarios se queden guardados.
Reunión fin de sprint.
Sería el último evento y en ella se recapitula todo el proyecto. ¿Cómo ha funcionado la metodología y el proyecto en sí mismo? Sirve, además, para corregir errores tanto personales como del equipo y para proponer posibles mejoras para otros proyectos.
Consulta esta noticia relacionada: el teletrabajo aumenta la demanda de herramientas colaborativas. El método Agile te ayuda a resolver de forma rápida los problemas que puedan surgir y los sprints que tengas que realizar. Al funcionar de forma online, tanto tú como tu equipo sabrá, en cada momento, cómo y en qué se está trabajando.
En definitiva, gracias a la metodología Agile tu equipo podrá ser más autosuficiente (será capaz de organizarse de forma autónoma), tendrás siempre una comunicación constante con el cliente y evitarás tener que realizar el trabajo doblemente al organizarte mediante proyectos.
Cristina Martín Quijada
Jefa de Proyectos
