El hecho de informatizar la gestión de almacenes pueden facilitar y optimizar todas las operaciones necesarias. Pero su implantación ha de ser correctamente diseñada y planificada para conseguir alcanzar los objetivos deseados. La gestión, organización y control de la mercancía de un almacén, incluyendo sus entradas y expediciones, es uno de los puntos críticos muy a tener en cuenta en empresas con un volumen importante de almacenaje.
Decisiones básicas para informatizar la gestión de almacenes
- Decidir el número de almacenes y sus localizaciones. Para tomar esta decisión es muy importante tener en cuenta las posibilidades de comunicación entre los almacenes.
- Decidir el tamaño de cada almacén. Es importante tener muy en cuenta la infraestructura necesaria para informatizar cada almacén.
- Elección de los dispositivos de movilidad. Uno de los objetivos principales cuando se aplican las tecnologías de la información a la gestión de almacenes es eliminar el papel y la comunicación verbal para realizar dicha gestión. El sustituto del modo tradicional de trabajo son los dispositivos de movilidad, de modo que los operarios de almacén trabajarán con estos dispositivos para realizar sus tareas. Es muy importante elegir un tipo de dispositivo en función de:
- Necesidad de información On-Line. En caso de necesitar la información actualizada en tiempo real para realizar la gestión del almacén será imprescindible un dispositivo de movilidad que permita recuperar la información del servidor de gestión tal y como lo hace cualquier PC de la oficina conectado a la red.
- Necesidad de robustez del dispositivo. El entorno en el que se desarrolle la actividad de almacén dictará la necesidad de tener dispositivos más atractivos y manejables o dispositivos más robustos que aguanten mejor los golpes y las caídas.
- Manejabilidad del dispositivo. El tipo de mercancía que haya que mover en el almacén y la forma de recepcionarla, colocarla y prepararla para su salida serán indicativos de cómo deben ser los dispositivos: tipo PDA, que el operario lleva en la mano o sujeto en una funda, dispositivos incorporados en carretilla, dispositivos por voz…
- Establecer mapas de almacén. Debemos tener muy claro cómo organizar cada uno de nuestros almacenes, y cómo se reparten por la superficie del almacén (pasillos, estanterías, ubicaciones, …) los distintos productos. Sabemos perfectamente que si colocamos cerca de la salida (o de la zona donde se estén preparando los pedidos para ser expedidos) los productos de mayor movimiento reduciremos los desplazamientos totales del personal por el almacén, de manera que establecer la localización de los artículos en función de un estudio de su rotación será sin duda un buen punto de partida.
- Correcto etiquetado de los productos y del almacén. Los productos y el almacén deberán estar etiquetados de forma que el sistema sea capaz de determinar todas los parámetros para el almacenaje o su localización (artículo, lote, número de serie, pasillo, estantería,…).
- El nivel de mecanización. Actualmente, podemos disponer de almacenes totalmente automatizados, aunque en ocasiones resulta más rentable un nivel intermedio de automatización.
- Establecer la organización y los procedimientos concretos de gestión. Dentro de los almacenes será preciso determinar cómo se moverán los productos, las distintas etapas o tareas que se desarrollarán desde su recepción hasta su salida.
Funcionalidad básica para informatizar la gestión de almacenes
Las aplicaciones informáticas para gestionar almacenes pueden llegar a proporcionar funcionalidad total para cualquier operación. En este informe detallaremos las funcionalidades básicas que consideramos que debe aportar un software de este tipo:
- Recepción de mercancía
Es muy importante que la entrada de mercancía en almacén se pueda realizar de una forma ágil y libre de errores. Es decir, un operario de almacén mediante un dispositivo de movilidad podrá leer. Gracias a un sistema de códigos de barras, la mercancía que se recepciona de un pedido de compra y el sistema cotejará si la mercancía corresponde con lo solicitado al proveedor. Una vez validada la entrada desde el propio dispositivo, se podrá generar el albarán de entrada con su correspondiente actualización de stock. De esta forma se podrá conocer en tiempo real las incidencias sobre el envío del proveedor y quedará actualizado automáticamente el stock en el almacén. - Traslado de mercancía dentro del almacén
Los almacenes se pueden dividir en función de la forma de organizar la mercancía y/o por su nivel de rotación. Se pueden utilizar distintas ubicaciones o zonas para almacenar la mercancía. Y es muy posible que un mismo producto desde que entra en el almacén hasta que sale tenga que pasar por varias de estas ubicaciones o zonas (multiubicación). El software de gestión de almacenes debe proporcionar la funcionalidad necesaria para poder realizar estos traslados de mercancía dentro del almacén. De modo que se pueda saber en todo momento en qué ubicaciones o zonas tenemos cada producto. - Preparación de mercancía para su salida
También conocido como gestión del picking en el almacén. Esta funcionalidad debe permitir que los operarios de almacén, mediante un dispositivo de movilidad, recojan los productos necesarios para realizar la preparación de un pedido en un área de carga que estará cercana al muelle de carga. Es importante que esta funcionalidad permita:- Asignar la preparación de pedidos por operarios de almacén, de forma que cada operario solo tenga acceso a los pedidos que se le han encargado preparar.
- Cotejar que la mercancía recogida es la mercancía que nos pidió el cliente. De forma automática, se le avisará al operario si la mercancía que está recogiendo no pertenece a uno de los pedidos que está preparando.
- Generar automáticamente los albaranes con sus etiquetas de envío una vez que se ha realizado el picking de los pedidos.
Entre otras ventajas, esta funcionalidad permitirá minimizar al máximo los errores de envíos de mercancía que un cliente no ha solicitado y también que el stock quede actualizado en tiempo real (siempre que el sistema de gestión de almacén funcione On-Line con el servidor). - Generación y gestión de inventarios
Funcionalidad básica para cualquier software de gestión de almacén. Las empresas pierden mucho tiempo en realizar un recuento de mercancía para generar su inventario, y cometen errores de trascripción de lo contado a lo introducido en su software de gestión. Con esta funcionalidad, la trascripción se realiza en el mismo momento que se cuenta la mercancía gracias a los dispositivos de movilidad.
Integración con el software de gestión de la Empresa
Lo expuesto en este informe nos da una idea de lo rentable que puede ser para nuestras empresas informatizar la gestión de almacenes. Pero hay un punto más del que no hemos hablado. Y es la integración del sistema de gestión de almacén con el sistema de gestión de la empresa. Conseguir tener estos dos sistemas integrados es lo que realmente proporciona una gran potencia en nuestro sistema de información. Algunas de las ventajas de esta integración son:
- Disponer de información de disponibilidad en tiempo real.
- Evitar duplicidad de información.
- Evitar información errónea en sistemas distintos.
- Ahorrar tiempos y procesos para la gestión empresarial derivada de la gestión del almacén.
- Ahorrar tiempos y procesos de mantenimiento de la información.
Ángel Blanco Ferreiro
Director de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial
