Con la situación que estamos viviendo debido a la crisis del COVID-19 el teletrabajo ha llegado a nuestras empresas, pero ¿se quedará definitivamente? Aunque no podemos saber esto con exactitud. Sí que, en España, en numerosas empresas, se ha tenido que implantar el trabajo en remoto para seguir continuando con su actividad.
En Solusoft pudimos implantar el teletrabajo para toda la compañía en tan solo tres días. Gracias a distintas herramientas y equipos de personas trabajando en ello. Para que pudieramos irnos a casa, tanto los sistemas, como las redes y los equipos o software no fallase.
Evaluar las tareas críticas
Para ello, nos planteamos una cuestión esencial: ¿qué vamos a necesitar cuando todos los empleados estén teletrabajando?
En nuestro caso debimos tener en cuenta todas las herramientas a las que debemos tener acceso (centralita virtual, servidores, correo electrónico o aplicaciones ofimáticas). También necesitábamos saber qué documentos íbamos a usar y si estaban digitalizados -bien en la nube o bien en los servidores dentro de la empresa-.
Además, necesitábamos saber, de forma interna, quién hacía uso de los softwares con los que trabajamos para poder configurarlo en los equipos. ¿Quién accede al ERP de la compañía?, ¿quién accede al CRM?, ¿quién necesita la VPN?
Todas estas necesidades se resolvieron con el equipo de sistemas de Solusoft. Configuración de la VPN (Virtual Private Network) para acceder a los servidores físicos de la empresa. Accesos de usuarios a distintos documentos o a los servidores en la nube, etc. Finalmente,
Herramientas necesarias para implantar el teletrabajo
Estas son las herramientas que, una vez configurados todos los equipos, están haciendo que Solusoft siga manteniendo su actividad habitual:
Acceso al software de gestión empresarial
En nuestro caso es a3ERP. A través de una VPN, tenemos un buen rendimiento de acceso a pesar de la gran cantidad de personas que acceden a la vez.
Llamadas telefónicas
Las llamadas se pueden resolver de muchas formas, por ejemplo, realizando un desvío del número fijo al móvil. Sin embargo, esto no te da acceso a extensiones, ni al buzón de voz, etc.
Nosotros usamos CLOUDYA, una centralita virtual con la que hablamos como si estuviésemos en la oficina. Con Cloudya se pueden tener teléfonos fijos disponibles, pero, lo más cómodo es hacerlo a través del ordenador. Es decir, Cloudya dispone de una aplicación de escritorio mediante la cual puedes recibir llamadas, realizarlas, transferirlas a otros miembros de la empresa, etc.
Además, tiene en cuenta las extensiones (seguirás teniendo la misma extensión que tenías en la oficina), acceso al buzón de voz y también puede usarse a través de una aplicación móvil. Podrás estar hablando en la calle en cualquier lugar y no se notará que no te encuentras físicamente en la oficina. Gracias a este software, la ‘problemática’ del teléfono fijo de empresa queda resuelta.
Correo electrónico
En Solusoft somos partner de Microsoft y, por tanto, usamos Office 365, con el que podemos acceder al correo electrónico y otras utilidades como las herramientas ofimáticas: Word, Excel, PowerPoint, etc. Estas herramientas puedes tenerlas instaladas en el ordenador en local o, sin embargo, acceder a ellas desde la nube con un navegador de internet. Podrás editar un Word o hacer una presentación de PowerPoint sin tenerlo instalado en el ordenador.
Almacenamiento en la nube
Otra de las opciones que nos ofrece Office 365 es One Drive, un almacenamiento en la nube para guardar los documentos que solemos usar y no tener que acceder a los servidores físicos de la empresa. Por último, y como forma de almacenamiento, usamos Share Point, también de Office 365, que funciona incluso en forma de web, siguiendo un orden lógico de carpetas, permisos, etc.
Comunicación interna
Como herramienta potente de comunicación interna e incluso a veces externa, utilizamos Microsoft Teams para chatear con nuestros compañeros, chats grupales, reuniones, hacer llamadas o videollamadas o utilizar pizarras virtuales. Gracias a Microsoft Teams podemos estar más cerca de nuestros compañeros.
Consejos al implantar el teletrabajo
Por último, hemos detectado dos problemáticas respecto a la implantación del teletrabajo y la situación de confinamiento: la primera, es la de no poder desconectar y la segunda, han sido las rutinas.
Sobre la primera, aconsejamos intentar desconectar en la medida de lo posible: cambiar de habitación en la que trabajas, escuchar música o realizar otras actividades que no tengan que ver con el trabajo. Sobre las rutinas nosotros aconsejamos mantenerlas: si en la oficina realizabas una reunión semanal de departamento, mantenerla. Si parabas a desayunar a una hora determinada, seguir manteniendo la misma hora.
Recuerda que todo Solusoft y nuestro equipo de sistemas sigue trabajando con total normalidad para poder ayudarte con esta o cualquier otra herramienta y que hagas del teletrabajo de tu empresa una forma efectiva y sencilla de continuar con tu actividad.
David García Novo
Técnico Comercial en Solusoft
