Implantación de un ERP

Una empresa actual, que quiera ser importante en su sector, debe realizar la implantación de un ERP que se ajuste a su negocio. Con el que pueda analizar de manera precisa su funcionamiento real y sea el apoyo para la toma de decisiones estratégicas. Pero, es un proceso crítico que, de no realizarse de forma adecuada, podría llegar a poner en juego la continuidad de la propia Empresa. Le ayudamos a conocerlo y valorarlo.

Elección de elementos y tipos de ERP

La propia amplitud de funcionalidades que un sistema ERP va a proporcionar a la Empresa, y el hecho de que la herramienta elegida acabará constituyendo el sistema neuronal de la Empresa, hace que su elección sea una de las etapas más importantes del proceso de implantación (si no la que más). Y junto con esa elección, la del grupo de profesionales, tanto por parte de la empresa como por parte de la consultora en Tecnologías de la Información, que se encargarán de llevar a buen fin los correspondientes trabajos de consultoría y puesta en marcha del sistema (pues habrá de sumarse también su buen trabajo a la valía del sistema diseñado o elegido para obtener el éxito final).

En este sentido, nuestra historia profesional ha estado siempre ligada a la implantación de este tipo de soluciones, logrando un grupo de profesionales altamente cualificados y experimentados que han abordado estos proyectos desde tres perspectivas diferentes, seleccionando en cada caso el tipo de solución óptima según las necesidades del cliente:

• Desarrollos a medida: con todas las ventajas de una herramienta diseñada y desarrollada específicamente para su empresa, este tipo de soluciones es aconsejable en aquellos casos en los que los procesos existentes en la empresa presenten ciertas particularidades.
• Parametrización de herramientas comerciales: conscientes, sin embargo, de que muchos procesos se adaptan a mecanismos estándar con pocas variaciones, y con el objetivo de conseguir una reducción en el coste y tiempo de implantación, y en los procesos de actualización posterior, hemos seleccionado herramientas comerciales de alta calidad, que se pueden configurar para adaptarse a las diferentes necesidades planteadas.
• ERPs híbridos: que tratan de aprovechar las ventajas de los dos tipos de sistema.

Puesta en marcha

En los últimos tiempos, el hecho de que haya aumentado la consciencia sobre la importancia de estos sistemas. Ha provocado que sean muchas las empresas que se han lanzado a instalar un ERP. Pero el porcentaje de las mismas que lo ha hecho con éxito no es elevado. Y es que además de la selección del ERP adecuado y de un buen equipo humano que se encargue de realizar la implantación. Existen un conjunto de aspectos a tener muy en cuenta en el proceso, y el obviarlos es causa de la mayor parte de esos fracasos:

• Es necesario un apoyo real por parte de la Gerencia, que debe ir más allá del apoyo pasivo y verbal de la aprobación del proyecto. La gerencia debe participar y sentirse involucrada en el nuevo método, el cuál requiere a veces importantes cambios en la forma de actuar dentro de la empresa.
• Un ERP es un Sistema de Información que desemboca en la integración de todos los procesos presentes en la Empresa. Por ello, no sólo es imprescindible el apoyo de la gerencia, si no que además es imprescindible también el apoyo de todas las unidades en las que se articule ésta. El éxito de la implantación será consecuencia directa del grado de implicación que se consiga de todos y cada uno de sus empleados.
• Por otro lado, solamente cuando la innovación tecnológica se efectúe dentro del marco de la estrategia global de la Empresa se estarán obteniendo todos los frutos que la tecnología puede reportar.
• Además, no se puede perder de vista la relación existente entre tecnología y recursos humanos: La aplicación de las tecnologías supone cambios en la operativa y la organización de la empresa y provoca la aparición de importantes barreras culturales. Una solución perfecta desde el punto de vista tecnológico puede no obtener los resultados esperados si no se combina adecuadamente con los recursos humanos, evaluando su impacto y la repercusión del cambio. Si los individuos rechazan la solución con la que deben trabajar, ésta está condenada al fracaso. Una forma de minimizar este problema consiste en realizar una formación adecuada, base imprescindible para que la puesta en marcha se realice con éxito.

Por otro lado, durante esta fase, existirá una colaboración muy estrecha entre el grupo de personas encargadas del proyecto. Y el grupo de consultores que deben conocer de forma exhaustiva el negocio. Y los procesos existentes en el mismo para poder facilitar a la empresa el aprovechamiento máximo de todas las funcionalidades.

Durante esta fase, podría realizarse además una reingeniería de procesos. La implantación de un ERP debe verse como el momento idóneo para plantear formas de trabajo más eficientes. Y no debe abordarse pensando solamente en la automatización de las actividades existentes si éstas no funcionan. El resultado final debe ser una perfecta alineación de los procesos de la empresa y la funcionalidad proporcionada por el ERP.

De esta forma, se trata de estudiar no sólo cómo debe satisfacer el sistema las necesidades existentes. Si no estudiar también el sistema para determinar qué procesos pueden depurarse o incorporarse aprovechando la funcionalidad proporcionada por el ERP.
La puesta en marcha será llevada a cabo bajo las directrices fijadas por un plan previamente establecido. Este plan debe reflejar las distintas tareas a llevar a cabo y resaltar los aspectos críticos.

Métodos de implantación de un ERP

• Total: el ERP comienza a explotarse de forma inmediata.
• Paralelo: en las empresas en las que existía un sistema de información, manteniendo los dos sistemas (el anterior y el nuevo) durante un periodo de tiempo destinado a comprobar la validez del nuevo Sistema de Información.
• Piloto: consiste en emplear el método paralelo en una pequeña parte del trabajo diario de la empresa para, una vez adquirida la destreza en el nuevo sistema, eliminar el sistema antiguo y ampliar paulatinamente la funcionalidad proporcionada por el ERP.

En general, es el piloto el método más recomendado. Es importante resaltar que una buena puesta en marcha no garantiza tampoco el éxito posterior del sistema. A veces, se comprueba que los resultados obtenidos no son los esperados. O con mayor frecuencia, los procesos mejorados hacen que se hagan patentes otros problemas que permanecían ocultos por los subsanados. Para evitar esto en lo posible y efectuar a tiempo las correcciones oportunas. Conviene establecer hitos de pruebas que confirmen que el resultado final será el realmente esperado.

Implantación de un ERP por etapas

Con este último método existe la posibilidad de plantear la implantación como una implantación básica y un mapa de implantaciones evolutivas

• Implantación básica
  El objetivo de esta fase es dotar al Cliente de un Sistema de Información con las funcionalidades que satisfacen las necesidades que éste considera que son críticas y que, por tanto, es imprescindible que estén contempladas en el S.I. Al recoger los requisitos mínimos imprescindibles, se acota el alcance de la herramienta a implantar. Esto presenta una serie de ventajas, entre las que se pueden comentar:
  • Reducción del tiempo de implantación: El Cliente dispone en un breve periodo de tiempo de una herramienta que cubre lo que ha considerado como las principales necesidades de su negocio. Además, la experiencia que adquiera del manejo diario de la misma, le servirá como base para definir el alcance de posibles implantaciones evolutivas.
  • Minimización del impacto en la Organización que supone la implantación del Sistema de información. Al reducir el tiempo de implantación, el esfuerzo continuado que tienen que realizar los responsables del proyecto por parte del Cliente se reduce.
  • Reducción del coste de implantación inicial: Al acotar el alcance de la implantación básica, se reduce el coste de implantación de la misma.
• Mapa de implantaciones evolutivas
  El objetivo consiste en exponer, de una forma organizada, cuáles son los requisitos expresados por el cliente que no han sido satisfechos en la implantación básica. Por no haber sido considerados por el mismo como esenciales, y proponer las ampliaciones del ERP que proporcionarían la funcionalidad que satisface dichas necesidades.
  El Cliente puede acudir a este mapa para determinar qué implantaciones evolutivas quiere acometer, en qué momento desea acometerlas y cuál será el objetivo a cumplir en cada una de ellas. Incluso es posible redefinir requisitos que hayan podido cambiar a raíz de la experiencia de trabajar con la implantación básica.

Las empresas suelen adquirir también, y es recomendable aunque sea opcional, un plan de mantenimiento anual. Estos planes suponen una cierta cuota anual, a cambio de la cual la Empresa mantendrá actualizado el producto, recibiendo las nuevas versiones del ERP. Con los añadidos y correcciones que éste pueda llegar a necesitar por nuevas necesidades comerciales o tecnológicas que vayan surgiendo, cambios en las leyes, etc.

Sin embargo, incluso teniendo en cuenta el coste de los consultores que intervengan en la implantación del ERP. Ningún coste es comparable con el tiempo que los empleados dedican a las tareas en las que incurren en el proceso de implantación de un sistema de este tipo. Es objetivo de los consultores el minimizar en la medida de lo posible este impacto organizativo estableciendo las estrategias de implantación adecuadas.
El coste total medio de un ERP es muy variable dependiendo de la gama en la que éste se enmarque. En la selección, por ello, es necesario que se tenga siempre en cuenta y se comparen alcance y funcionalidad junto con el precio. No todo lo que se vende como software ERP es software ERP.

Ventajas de la explotación de un ERP Mediante la implantación de un ERP, las empresas mejoran y actualizan el software que utilizan para gestionar sus recursos y tomar el control de los procesos de negocio críticos.
Por otro lado, es común encontrarse compañías en las que los diferentes departamentos funcionan como si fuesen unidades independientes que mantienen una rivalidad. Los ERPs dan una ventaja competitiva al unir islas de información hasta el momento aisladas, e integrarlas en dominios operacionales.

Estas son algunas de las ventajas que proporciona la correcta explotación de un ERP: ? Gestión empresarial más eficiente, tanto en recursos técnicos como de gestión.

• Incremento de la visibilidad de datos corporativos.
• Asistencia en el desarrollo de diseños mejores y más seguros con sistemas de producción más eficientes.
• Reducción del tiempo necesario para situar el nuevo producto en el mercado.
• Mejora de la calidad asegurando un nivel constante de la misma.
• Optimización de la gestión de aprovisionamiento y disminución los niveles de stocks de materiales, productos intermedios y producto final.
• Aumento la productividad, reduciendo la necesidad de mano de obra.
• Mejora de la gestión de pedidos.
• Cierre más rápido de los procesos financieros.
• Reducción de costes en Tecnologías de la Información.

Si, una vez finalizada la implantación, no dispusiéramos de mucha más información, extraída más fácilmente, con la que gestionar y controlar correctamente nuestras operaciones, tomando además las decisiones adecuadas que se habrán apoyado en esa información fidedigna, deberíamos considerar el proyecto como fallido. Para hacer facturas y contabilizar no necesitamos grandes inversiones, pero tampoco obtendremos mucho valor frente a nuestra competencia.

Sergio Alcalde Rodríguez

Director de la Unidad de T.I. para Producción