El nivel de activos que mantiene una empresa depende de la naturaleza de los procesos necesarios para cumplir su objetivo de negocio. Su adquisición, mantenimiento, reemplazo y gestión tienen importantes implicaciones administrativas, financieras y fiscales para la Empresa. En este informe trataremos los aspectos más relevantes de la gestión del inmovilizado. Y la facilidad e importancia de tenerlo controlado bajo un sencillo sistema informático.
Los activos fijos se denominan como los «activos que producen utilidades». Ya que generalmente son estos los que dan base a la capacidad de la empresa para generar utilidades. Sin planta y equipo, la empresa no podría realizar su tarea diaria. Ni elaborar los productos que le produce ingresos. Los activos circulantes no dan a la empresa la capacidad de generar utilidades.
Administración de activos fijos
Como las inversiones en activos fijos representan desembolsos importantes de efectivo. Se debe prestar gran atención a las decisiones que se tomen con respecto al valor de compra del activo. Y a las posibles erogaciones futuras que se deba hacer para su instalación, mantenimiento, etc.
Como se sabe, los activos fijos tienen (legalmente) una vida útil mayor a un año, es por ello que estos pueden representar compromisos financieros de largo plazo para la empresa. A medida que el tiempo pasa, los activos fijos se van volviendo viejos y obsoletos. Por ello, y según su vida útil, su valor debe depreciarse para la empresa, teniendo en cuenta esta depreciación además en los resultados de la empresa para que se pueda ir preparando su sustitución en un futuro.
Amortizar es registrar contablemente el desgaste y la depreciación que ha sufrido el inmovilizado. Este desgaste se incorpora como un gasto más a la cuenta de pérdidas y ganancias. Al final del tiempo de vida útil del activo fijo, el coste histórico ajustado debe ser el mismo que el de la depreciación acumulada. Y habrá ido minorando contablemente los resultados para que con el importe se obtenga valor suficiente para facilitar su sustitución.
Existen diversas herramientas software en el mercado que permiten informatizar el control y la amortización de estos activos fijos. Pero es importante conocer los requisitos que debe cumplir un software de estas características.
Requisitos para un software de gestión del inmovilizado
1. Debe estar provisto de fichas que permitan el almacenamiento de la información que identifica a cada elemento del activo fijo, y que permite realizar los cálculos automáticos de las cuotas de amortización:
- – Código identificativo y descripción del activo fijo.
- – Grupo: es muy interesante que el software permita englobar los distintos activos fijos en agrupaciones de inmovilizados, de modo que la gestión resulte más rápida y sencilla, e incluso que podamos definir que la amortización se realice de forma agrupada también.
- – Fecha de adquisición del elemento.
- – Valor de adquisición.
- – Proveedor al que le adquirimos el elemento.
- – Fecha en la que se empieza a trabajar con el elemento de inmovilizado.
- – Valor estimado del elemento una vez haya cumplido su ciclo de vida dentro de la empresa, lo que se denomina el valor residual.
- – Horas de uso. Pueden influir en la amortización. Pongamos un ejemplo práctico: se tiene una máquina cuyo porcentaje de amortización es de un 10%, pero esta máquina está conectada día y noche; esto son 3 turnos de 8 h., con lo cual la máquina tendrá un mayor desgaste que si fuese su jornada normal de 8 horas, con lo que su porcentaje de amortización se multiplica por 3, que sería, por tanto, de un 30%.
- – Periodicidad con la que queremos registrar la amortización (mensual, anual…).
2. Debe permitir escoger para cada elemento o grupo el mecanismo de amortización (cálculo de las cuotas de amortización) que, entre los legalmente admitidos, queremos aplicar. Los más comunes, que como mínimo debería contemplar un software de estas características, son:
- – Amortización Lineal: Es el sistema más sencillo para realizar el cálculo. El activo fijo se amortiza de forma constante cada año, a lo largo de su vida útil. Las amortizaciones se ajustan a la aplicación de los coeficientes fijados en las tablas oficiales, en las que se establece el coeficiente máximo y el período máximo.
- – Amortización Degresiva con porcentaje constante: Este tipo de cálculo aplica un porcentaje constante sobre el valor pendiente de amortizar, lo que permite unas cuotas de amortización más elevadas en los primeros años que en los últimos. Estos porcentajes, igual que en el método de amortización lineal, se basan en las tablas de coeficientes oficiales.
- – Amortización Degresiva con suma de dígitos: Este es otro cálculo para la amortización degresiva, en el que las cuotas de amortización de los primeros años son inferiores, al contrario que en la amortización degresiva por porcentaje constante.
3. Es interesante que el software permita especificar unas condiciones con las que se realizará la amortización desde el punto de vista fiscal y otras distintas desde el punto de vista de su inicio real.
4. Por último, y como es obvio, debe incluir procesos que generen las cuotas de amortización para cada elemento o grupo de elementos en función de las características y el mecanismo elegido en cada uno de ellos. Y que controle la aplicación de las mismas en la contabilidad de la Empresa.
Integración de la gestión del inmovilizado con la contabilidad
Una gestión informática de todos estos aspectos es algo prácticamente imprescindible en muchas empresas, especialmente cuando es alto el número de elementos de inmovilizado y se aplican diferentes mecanismos de amortización para ellos. Las ventajas que nos proporcionaría una aplicación que cumpla con los requisitos marcados son obvias.
Pero para conseguir un valor añadido a la gestión del inmovilizado, este software debería quedar totalmente integrado con el software contable de la empresa, generando de forma automática los apuntes contables correspondientes a las cuotas de amortización, permitiendo además realizar un cálculo previo de los importes y manteniendo en todo momento el valor actual de nuestro inmovilizado, teniendo en cuenta las amortizaciones ya aplicadas.
Lo ideal es que todo quede recogido dentro de un mismo software de gestión. Que sea tratado como un módulo más que nos permita indicar por cada elemento de inmovilizado (o por cada grupo) su cuenta de inmovilizado, su cuenta de amortización, su cuenta de gastos e incluso sus centros de coste para un posterior estudio analítico de estos elementos.
De este modo, con pocas acciones se podría gestionar fácil y rápidamente, además del simple inventario del inmovilizado, todo lo relacionado con la generación y gestión de cuotas de amortización de elementos de inmovilizado y su repercusión contable.
Ángel Blanco Ferreiro
Director de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial
