La gestión de proyectos nos sirve si queremos controlar toda la información asociada a nuestros proyectos de forma sencilla y eficaz. Es fundamental contar con una solución que nos permita registrar y medir todos los datos desde una única herramienta.
Muchas son las empresas que dedican su actividad a la gestión y ejecución de proyectos. También son variados los sectores en los que realizar una gestión y seguimiento del proyecto se convierte en una tarea fundamental. En este informe hablaremos sobre la importancia que tiene una buena solución. Para poder registrar y medir la información de cada proyecto, y del modo en que nos permita hacerlo.
Elementos más relevantes
- Ficha del proyecto: título, cliente, responsable/supervisor, fechas, presupuesto, centro de coste…
- Fases y recursos: distintas fases para la ejecución del proyecto y recursos/trabajadores necesarios para ejecutarlas.
- La documentación relacionada: archivos que se necesiten adjuntar al proyecto.
- Los hitos/configuración de la facturación: registro de los hitos de facturación del proyecto y del modo en que se van a facturar.
- Las imputaciones de gastos e ingresos: compras a proveedores, horas del personal, gastos del personal y ventas al cliente.
- El resumen económico: visión de los gastos e ingresos, de las previsiones del proyecto y de las realidades del mismo.
- El cierre: fecha, motivo.
Es muy habitual encontrar compañías que registran toda esta información. Pero de manera descentralizada, por ejemplo, registrando los datos del proyecto en una herramienta de proyectos. La facturación en un ERP, el control del personal y sus imputaciones de tiempos en Excel. Y así en distintas piezas que hacen que sea muy complicado, costoso y poco fiable. Cruzar toda esa información para obtener la realidad del proyecto y del conjunto del proceso.
Es importante que el sistema nos permita tener una visión 360º del proyecto en todo momento. De modo que tengamos toda la información accesible desde un mismo panel, en tiempo real y sin necesidad de hacer cargas ni cruces de información.
Características más importantes en la gestión de proyectos
- Lo primero y que consideramos más importante es que la información completa del proyecto sea fácilmente accesible desde un único panel, lo que llamamos la visión 360º del proyecto.
- La información debe obtenerse siempre en tiempo real, de modo que al acceder a una ficha de proyecto podamos ver en qué situación económica se encuentra en ese mismo momento (previsiones realizadas frente a realidades que se van produciendo). Cualquier registro que se realice en el sistema sobre el proyecto (compra, gasto, venta, imputación de tiempos o contabilización financiera y analítica) modificará el resultado económico del proyecto en el momento que se produce y será accesible desde el panel del proyecto.
- La imputación de tiempos y gastos por parte del personal debe ser muy sencilla y ágil. Los trabajadores deben dedicar su tiempo a la ejecución de su trabajo, y las tareas administrativas suelen ser un incordio para ellos, por eso si queremos que estas tareas las hagan directamente los trabajadores, las herramientas que les facilitemos deben ser muy ágiles (imputo tiempos y gastos para cualquier fase/proyecto) desde un mismo panel, con pocos clics y muy accesibles (realizo las imputaciones desde la oficina o desde fuera de la oficina).
- Hay supervisores y trabajadores, y las funciones que realizan dentro de un proyecto son distintas. Por eso, el sistema debe ofrecer también distintas funciones y niveles de acceso para cada perfil. Por ejemplo, un trabajador imputa tiempos y gastos, y un supervisor puede/debe validarlos antes de que entren definitivamente al sistema.
- Cada uno trabaja con los proyectos en los que está registrado. Es importante que cada supervisor/trabajador solo pueda acceder a los proyectos en los que él está asignado, incluso dentro de la información de un proyecto no todos tienen por qué ver toda la información. Es importante poder perfilar estos niveles de acceso al sistema.
Beneficios de la gestión de proyectos
- Medición fiable y en tiempo real de los datos de los proyectos (rentabilidades, dedicaciones, por línea de negocio, por proyecto, por trabajador).
- Establecer procesos de validación sencillos y ágiles para que los responsables/supervisores de proyectos puedan controlar/validar adecuadamente las imputaciones que se realizan sobre sus proyectos.
- Registro de la información en el momento que se produce, evitando sobrecargar el departamento administrativo y tener que esperar a que se procese la información para su consulta.
- Dato único en un único sistema. La información predefinida al crear un proyecto llega hasta la propia contabilidad, tanto financiera como analítica, pasando por todos los documentos de compras, gastos, imputaciones y ventas que tengan relación con él.
En definitiva, si nuestra compañía se dedica a la gestión de proyectos y queremos ser competitivos y eficaces gestionándolos, es muy importante contar con una solución que nos permita tener control en todo momento de lo que está ocurriendo con cada proyecto y realizar el registro de información de forma sencilla y ágil, para que sea una herramienta de ayuda más que un mero contenedor de información.
Ángel Blanco Ferreiro
Director de la Unidad de Gestión Empresarial de Solusoft
