¿Esta tendencia de implantar un ERP en mi empresa me aportará beneficios? Un ERP es la mejor solución a tus problemas. La necesidad evidente, y urgente a veces, de recurrir a las T.I. para mejorar la competitividad de la empresa hace que salga a menudo el carácter español de supervivencia, para buscar soluciones… “como podamos”. Pero esa actuación lleva tradicionalmente a manejar infinidad de elementos aislados, como hojas de cálculo, que generan información redundante en la empresa y procesos mal coordinados. A veces, solo la persona que los creó conoce su significado.
4 fuerzas que afectan a la competitividad de una empresa
- Globalización del mercado: es un arma de doble filo, ya que el aumento del radio de acción de la empresa introduce nuevos clientes, pero también a la vez nuevos competidores.
- Satisfacción del cliente: el aumento en el nivel de exigencia de estos, obliga a ofrecer un valor añadido, suministrar los productos en los plazos requeridos, etc. Esto exige un control exhaustivo de las operaciones y de sus costes.
- Desarrollo tecnológico: supone un enorme incremento de oportunidades para el desarrollo de la empresa. Las compañías deben ser capaces de obtener las máximas posibilidades de las tecnologías avanzadas para conseguir el nivel de rendimiento deseado.
- Normativas legales: imponen restricciones y procesos a llevar a cabo dentro del flujo de trabajo habitual de la empresa. Dado que no es una tarea propiamente productiva, debe minimizarse su impacto en el rendimiento de la compañía.
La necesidad de la integración de la empresa
Pero la tecnología debe estar perfectamente integrada en la Organización, y contribuir a integrar los diferentes procesos que se desarrollan en la misma. La integración de una empresa se define como la colaboración (junto con los procesos, métodos y recursos que la posibilitan) existente entre los departamentos de la misma para satisfacer las demandas del entorno.
Las principales ventajas que ofrece para la empresa una organización integrada son:
- Mejorar el rendimiento de los complejos procesos de negocio mediante la coordinación de todos sus elementos.
- Soportar el trabajo en equipo.
- Introducir la función de calidad lo más pronto posible en el ciclo de vida del producto.
- Desarrollar soluciones tecnológicas modulares y capaces de operar conjuntamente para mejorar el rendimiento de la empresa.
- Coordinar la interactuación entre la organización, los individuos y los sistemas.
- Facilitar la flexibilidad organizacional.
- Facilitar la flexibilidad operacional.
- Facilitar la flexibilidad producto.
- Facilitar la flexibilidad de fabricación.
El software ERP en mi empresa
Un objetivo primordial para cualquier empresa es crear una infraestructura global de la información que permita la cooperación entre los subsistemas de la empresa y los elementos externos a ella.
Esta debe estar concentrada en la flexibilidad y la eficiencia del funcionamiento, que permita el proceso eficiente de la información. Así es como surge el concepto de Sistema de Información Integrado, y un software ERP (Planificación de Recursos Empresariales) no es más que un software que permite la implantación de dicha filosofía en una empresa, es decir, recoge todos los procesos definidos en una empresa que funciona de forma integrada.
Motivos por los que utilizar un ERP en mi empresa
- Tecnológicos: reemplazar sistemas heterogéneos, viejos u obsoletos; mejorar la calidad y visibilidad de la información; integrar los procesos de negocio y los sistemas; disponer de un sistema capaz de soportar el crecimiento de la empresa.
- Operacionales: mejorar el funcionamiento de las líneas de negocio de la empresa; reducir las estructuras que generan un alto coste; mejorar la respuesta al cliente; simplificar procesos de negocio complejos y poco efectivos; soportar nuevas estrategias de negocio; estandarizar los procesos de negocio de la empresa.
Ventajas de su utilización
- Estratégicas: mejora de los procesos y de la integración, más información, mejora de las respuestas al cliente, reducción de costes e incremento de la productividad y mejor infraestructura de tecnologías de la información.
- Económicas: mejora de la gestión económica, reducción de costes en Tecnologías de la Información, reducción del inventario, mejora de la gestión de suministros y una gestión de pedidos más efectiva.
Definición y estructura de un ERP
Un ERP es una aplicación modular o un conjunto de aplicaciones que proporcionan una integración total de todo el flujo de información de la empresa: finanzas, contabilidad, recursos humanos, cadena de suministros, producción, ventas, calidad y, en general, cualquier actividad empresarial. Esta integración es aprovechada, básicamente, para automatizar tareas y analizar datos.
Resumiendo, un software ERP automatiza las diferentes funciones de la empresa. En la terminología ERP estas funciones se denominan módulos. No todos los ERPs incluyen los mismos módulos y además, diferentes fabricantes llaman al mismo módulo con diferente nombre. La siguiente figura muestra la organización de los módulos típicos que componen un ERP.
Implantación por etapas
Con este último método existe la posibilidad de plantear la implantación como una implantación básica y un mapa de implantaciones evolutivas:
- Módulo de finanzas: módulos para la contabilidad y el establecimiento de procesos para que las facturas sean pagadas a tiempo.
- Módulo de recursos humanos: módulos para gestionar las tareas relativas a la administración de personal.
- Módulo de fabricación y logística: grupo de aplicaciones o módulos para la planificación de la producción, la recepción de pedidos, envío de productos al cliente, el ciclo comercial, en general, etc.
- Módulo de relaciones externas: grupo de aplicaciones o módulos centrados en proporcionar funcionalidades relacionadas con las comunicaciones de la empresa con otras empresas, clientes o proveedores, o con otros subsistemas de información.
- Módulo de explotación de la información: dado que se trata de un sistema integrado, todos los datos contenidos en el mismo son susceptibles de ser consultados para su explotación.
Sin embargo, no se pueden perder de vista dos detalles en cuanto la adaptación de estos sistemas al funcionamiento de una empresa. El primero de ellos consiste en que, si bien es cierto que los ERPs han sido diseñados para gestionar una empresa en su totalidad, algunas organizaciones no ven cubiertas todas sus necesidades con estos sistemas.
Existen peculiaridades en los procesos de algunas compañías, o procesos muy especializados, que no tienen cabida en un ERP estándar. Así, ocurre que las empresas implantan varios tipos de software para satisfacer dichas necesidades: sistemas de gestión de recursos humanos, software de gestión de impuestos, herramientas de diseño gráfico e ingeniería, sistemas de control y adquisición de datos, etc.
Características que debe reunir un ERP
- Global: debe poder soportar todos los procesos presentes en la empresa, permitiendo explotar toda la información en él contenida.
- Escalable y parametrizable: debe poder extenderse y adaptarse a nuevos procesos que aparezcan en la empresa.
- Modular: permitirá abordar diferentes procesos por partes, sin perder la visión global de la empresa.
- Permitir un soporte para la toma de decisiones.
- Integración: debe soportar la integración de los procesos de la propia empresa.
- Niveles de abstracción: el sistema debe soportar la planificación y la toma de decisiones a escala estratégica, táctica y operacional.
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Sergio Alcalde Rodríguez
Director de la Unidad de T.I. para Producción
