La mejor manera de que una empresa crezca es implantar un ERP como mejora continua de todas sus actividades, productos y procesos. Nuestro ERP, como sistema básico de gestión donde se asienta el funcionamiento global de la empresa, constituye una herramienta idónea para hacer de ella el motor de esa mejora.
Hasta Amancio Ortega, el fundador de un imperio como es Inditex, y a pesar de la ventajosa posición de este con respecto a su sector. Promueve que hay que tener siempre un afán de superación y una capacidad de crítica constantes. Cualquier organización que no piense así y que no esté dispuesta a adaptarse, mejorar y crecer está condenada a desaparecer. No son pocas las empresas que tuvieron un gran renombre en su día que se han quedado por el camino por no adaptarse a los nuevos mecanismos de organización que van tomando relevancia, o simplemente por no comprender y/o tender a cubrir las necesidades de los clientes.
¿Qué es la mejora continua?
La mejora continua es una filosofía de organización y crecimiento en donde se persigue la constante superación en el desempeño y los modelos de negocio de una empresa u organización.
Esto se consigue mediante una metodología de trabajo en la que sistemáticamente establezcamos puntos de mejora en las actividades u operaciones hacia los clientes o en los mecanismos de trabajo internos. Se buscarán pasos optimizables y se planificarán acciones que las hagan más eficientes (mejor calidad, menos recursos, simplificación en el uso de los mismos o incluso la supresión de esos pasos si no agregan ningún valor añadido). Finalmente, mediremos la eficacia de lo conseguido y volveremos a trabajar en nuevos puntos a intervalos periódicos de tiempo.
Se busca así, en último término, el ahorro de tiempo y costes. En definitiva, una eficiencia económica que se irá sumando al rendimiento financiero de la compañía. Pero no solo eso, también mejoras en el servicio y la calidad percibida, en tiempos de atención, procedimientos para optimizar la comunicación con los clientes, etc.
Todo ese trabajo llevará a la compañía a alcanzar progresivamente una posición más elevada en su sector, donde mejore la cuota de mercado.
Fases para usar el ERP como mejora continua
Como decimos, el sistema se basa en un proceso cíclico que pasa periódicamente por las siguientes etapas:
- 1- Análisis del estado actual.
- 2- Propuestas de mejora, selección y priorización de las mismas.
- 3- Planificación y puesta en marcha de los procesos de mejora seleccionados.
- 4- Medición y control de la eficacia de la mejora.
Cómo puede ayudarnos nuestro ERP
El hecho de contar con un ERP que sirva de soporte a las actividades de la compañía. Es un excelente punto de partida para que las personas involucradas puedan apoyar en el mismo las diferentes acciones que han de llevarse a cabo. Tanto para la obtención de la información necesaria como para establecer los mecanismos de trabajo que se decidan.
Así, por ejemplo, para las actividades iniciales de obtener una perspectiva de la situación de la empresa y descubrir cuáles son los puntos más críticos o que nos llevarán a un mayor potencial de mejora, serán de enorme utilidad los cuadros de mando que tengamos establecidos a través de los informes o cubos de decisión que con un buen uso de la contabilidad analítica nos proporcione nuestro ERP.
Nos podremos así fijar en áreas o centros de coste de posible mejora, comparando unos con otros en cuanto al rendimiento final obtenido. Y descubriendo cuáles son los que podrían alcanzar resultados análogos a los mejores. Será quizás complicado obtener la información el primer año que nos pongamos a ello. Pero lo obtendremos en posteriores.
Esos informes, además, con la información de costes actuales e ingresos de las distintas actividades, productos, regiones, procesos internos, etc., nos ayudarán también a establecer el posible retorno de la inversión (ROI) que pudiera esperarse de cada propuesta de mejora. Lo cual nos llevará a seleccionar las más prometedoras, e incluso a priorizar estas en función del potencial esperado.
Una vez seleccionadas, para la puesta en marcha deberíamos apoyarnos también en los mecanismos que se puedan establecer y controlar de una determinada manera desde el propio ERP.
Objetivos con el ERP
De momento, las acciones planificadas y sus resultados esperados deberían reflejarse en los presupuestos que podemos realizar también desde nuestro ERP. Deberíamos fijar la cantidad que vamos a invertir en el proceso. Así como el aumento de ingresos que podría esperarse (si es que se espera) y/o la reducción en gastos que debería conseguirse.
Esos elementos serán puntos de control para ver que estamos funcionando adecuadamente, y nos servirán además para comprobar que finalmente se obtienen los objetivos marcados. Es en la etapa de medición y control en la que, de nuevo, nos servirán los informes y cubos que nos proporciona el ERP. Donde habremos incluido los indicadores a perseguir que nos permitan comprobar el logro. E igualmente las cuentas de resultados que, en comparación con los presupuestos que hubiéramos establecido, nos dirán directamente si se alcanzaron también los rendimientos económicos perseguidos (a través del aumento de ingresos y/o la reducción de costes esperados).
Desde luego, utilizar un ERP como mejora continua es intervenir directamente en la evolución de nuestra organización. Será bueno que la utilicemos en ese sentido, ya que es donde mejores repercusiones obtendremos para nuestra organización. Los resultados nos lo agradecerán, sin duda.
Ángel Blanco Ferreiro
Director de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial de solusoft
