El valor de la gestión en una compañía no está en el objetivo necesario, por obligatorio, de contabilizar. El verdadero valor es que esa gestión nos ayude a ejecutar los procesos de una forma fácil y ordenada. Y que los resultados nos ayuden a una mejora de todos los aspectos posibles.
Parafraseando la famosa película de «Amanece que no es Poco», podríamos decir que la gestión es contingente, pero la contabilidad es necesaria (por ser los resultados de esta, la obtención de los estados contables, de obligado cumplimiento por la Administración y para reflejar la situación de nuestra compañía ante terceros).
Sin embargo, a la hora de centrarnos en cómo obtener esta contabilidad y encontrar mecanismos y herramientas que nos lo faciliten, deberíamos pensar mejor en nuestros procesos de gestión. Son estos mucho más importantes para nosotros, porque serán los que realmente beneficien más el funcionamiento de nuestra empresa y los que hagan que esta aparezca mejor en sus balances y cuentas de resultados, como fiel reflejo de esa situación.
Un ERP frente a un programa de contabilidad
Es por ello que, en nuestra opinión, un sistema de gestión empresarial completo nos va a ayudar mucho más que un programa de contabilidad por sí solo. Así lo hacemos saber e intentaremos explicar en este informe el porqué.
Con un ERP obtenemos una herramienta que ayudará a las distintas personas de nuestra organización a realizar su labor de una manera más fácil, sin que tengan que tener unos altos conocimientos sobre lo que contable o fiscalmente ello supone.
¿Qué podemos controlar con un ERP?
- Definir la manera en que se realizan nuestras facturas.
- Controlar cómo se reciben o envían nuestras mercancías.
- Controlar el stock.
- Hacer que el programa nos ayude a gestionar el listado de vencimientos de cobros y pagos pendientes en sus respectivas fechas.
- Definir los procesos y órdenes de fabricación.
- Controlar la situación de cada uno de nuestros clientes de una manera fácil a través de una simple ficha.
Ya hemos tratado en otras ocasiones sus amplias posibilidades. No nos detendremos más, por tanto, en detallar cómo pueden informatizarse desde un único programa centralizado los distintos procesos de nuestra organización.
Para todo ello es importante, dentro de la configuración que hagamos, realizar una correcta organización del plan contable para entender el valor de la gestión en nuestra compañía. Para ello, es necesario establecer correctamente la asignación de cuentas (a clientes, proveedores, ventas de productos…), el funcionamiento de estas en las acciones automatizables, etc.
Con ello, leíamos recientemente que se ha calculado que hasta un 95% de los asientos contables de una compañía pueden ser automatizables. Y nosotros creemos además que ese porcentaje puede ampliarse incluso con compañías de gran tamaño, donde el número de transacciones aumenta considerablemente.
Los contables y asesores son muy importantes
No obstante, debemos tener cuidado. En ningún momento se nos ocurriría decir que nuestros contables y asesores dejarán de ser necesarios. Bien al contrario, los consideramos indispensables para que nos ayuden a vigilar la correcta evolución de nuestro negocio. Obtener de ellos una guía de hacia dónde debemos avanzar, o incluso cómo hacerlo.
Y es que, aunque las herramientas nos ayuden a hacer que la contabilidad sea mucho más fácil de obtener. La gran función de nuestros asesores no es el de tener esa contabilidad. Su labor va más allá, ya que se encargan, como su propio nombre indica, de asesorarnos sobre cómo está funcionando todo. Cómo podría funcionar mejor, y cómo ese mejor funcionamiento puede y debe vislumbrarse en nuestros estados contables.
Por eso, cuanto más liberados les mantengamos de la carga mecánica de la contabilidad. Más tiempo usarán para pensar en las mejoras que podríamos imprimir en nuestra empresa para llegar hacia esos estados más beneficiosos.
Y todo esto, con independencia de que la contabilidad la realicemos toda en nuestra propia compañía. Con nuestro propio contable y/o con asesoramiento externo, o que la realicen en su totalidad asesores externos. Pero siempre con herramientas que faciliten el traspaso de todos los posibles asientos automáticos que se hayan producido desde nuestra gestión. Por ejemplo, en lugar de pasar de nuevo todas las facturas de venta y compra, todos los extractos bancarios con cobros y pagos producidos en sus vencimientos, etc.
De hecho, los asesores y contables serán los que mejor nos ayudarán a establecer la manera óptima de configurar los procesos de contabilidad.
Para ello es bueno que las herramientas estén preparadas para esa coordinación y la visualización y/o traspaso de información, on-line o cuantas veces sea necesario. Nuestros resultados, visibles y contables, lo agradecerán.
Si necesitas ayuda, contacta con nosotros.
Ángel Blanco Ferreiro
Director de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial de solusoft
