El sistema de gestión y planificación de recursos empresariales o lo que es lo mismo, el negocio visto desde el ERP. Se ha convertido en los últimos años en una herramienta básica de cara al control de nuestro negocio. Si aún no tienes claro qué tipo de procesos se pueden gestionar con este software, presta atención. Te contamos todos los detalles sobre sus posibilidades.
Cada compañía, en función de sus características, puede tener necesidades muy distintas de gestión y control de la información. El sector al que se dedica, el tamaño de la compañía, la localización geográfica de sus clientes, el tipo de producto o servicio que ofrece. Y otros muchos elementos hacen que el ERP necesario para gestionar la compañía requiera unas u otras prestaciones.
17 Funcionalidades de un ERP
- Gestión comercial: El ERP puede proporcionarnos desde la elaboración de las ofertas de venta hasta la gestión de la relación con los clientes. Es decir, las funcionalidades propias de un CRM. Conviene evaluar cómo de importante es el control de la actividad comercial de la compañía, teniendo en cuenta si se necesitan funciones como el registro de las acciones realizadas con cada cliente, la diferenciación entre cliente y cliente potencial, la gestión de la oportunidad previa a la elaboración de la oferta, el sistema de comisiones, la gestión del valor futuro y el % de éxito de la cartera comercial.
- Marketing: El departamento de marketing suele ser uno de los más olvidados dentro de la gestión que ofrece un ERP. Gestión de campañas y generación de listas de distribución son dos de los elementos que debería incorporar un ERP. Sobre todo para aprovechar la base de datos de clientes y su clasificación.
- Gestión del circuito de compra-venta: Llamamos circuito de compra-venta a la trazabilidad comercial que se produce cuando se acepta una oferta y se desencadenan el resto de elementos necesarios para preparar los trabajos, servirlos o ejecutarlos y facturarlos. Normalmente, estos elementos se suelen traducir en pedidos, órdenes de trabajo, albaranes, depósitos y facturas, tanto en ventas como en compras. Es básico que un ERP permita generar los distintos documentos del circuito a partir de los anteriores. Generar documentos y realizar un seguimiento de cada punto del ciclo comercial. También es importante poder generar compras automáticas para cubrir las necesidades de una venta concreta o las necesidades de aprovisionamiento de un almacén.
- Gestión de cuotas o contratos: Para empresas que proporcionan servicios suele ser habitual el registro de periodicidades para realizar facturas, entregas y/o intervenciones. Esta gestión debe proporcionar utilidades para poder realizar una facturación automática de las cuotas, actualizar las condiciones de las mismas de forma masiva o realizar registros puntuales que excedan de la cuota en un período determinado.
- Facturación: En función del número de facturas y la periodicidad con que se realicen, será interesante incluir una función que permita realizar la facturación automática. Podrás configurar la agrupación de varias entregas a un mismo cliente en una sola factura o generar una factura por entrega. Con la entrada en vigor de la factura electrónica, habrá que prestar especial atención al mecanismo implantado en el ERP para realizar dicha gestión para ver con qué plataformas conecta (Camerfirma, Pimec, FACE…) y las normas que recoge.
- Gestión de la cartera de vencimientos: Permite llevar un control de los cobros y los pagos, así como de sus distintos estados. Además, con el ERP podrás generar remesas bancarias y cartas a clientes de dudoso cobro. Estos vencimientos deben generarse automáticamente al emitir las facturas. En este punto es crítico que el ERP tenga un fabricante detrás que se encargue de incorporar las normativas legales que se vayan produciendo.
- Contabilidad: Igual que los vencimientos, la contabilidad debe ir generándose automáticamente según se van haciendo las facturas, los vencimientos y las amortizaciones. Dentro del módulo contable hay que destacar dos características, la presupuestaria y la analítica, porque son las que nos proporcionarán los elementos necesarios para configurar y controlar el presupuesto de la empresa, así como sus desviaciones por los distintos centros de coste que se quieran definir. Como en el punto anterior, también es esencial que el ERP tenga un fabricante detrás que se encargue de incorporar las normativas legales precisas.
- Impuestos: Los listados, las liquidaciones de IVA y los diferentes modelos oficiales que tiene que presentar una empresa deben generarse automáticamente a partir de la información que se gestiona en el ERP. Igual que en contabilidad y cartera, es crítico que el módulo de impuestos incorpore siempre los últimos cambios legales.
- Gestión de proyectos: Nos referimos al control de recursos, materiales y gastos por fases. Debe incluir sus costes, su presupuestación, su ejecución y su facturación. Se trata de una visión 360 del proyecto para evaluar la previsión contra lo ocurrido.
- Gestión de la posventa: Registro de llamadas, notificaciones, reparaciones y reclamaciones. Esta gestión puede ser necesaria simplemente para tener un registro del volumen de servicio que requieren nuestros clientes o para iniciar un flujo de trabajo que desemboque en una intervención en cliente facturable o no.
- Gestión de la fabricación: La mayoría de los ERP incorporan un módulo para la gestión de la fábrica. De esta forma, los pedidos pueden generar órdenes de producción para su gestión en la planta. También incluyen la gestión de escandallos con sus materiales, tiempos de operarios y fases de fabricaciones. El módulo de fabricación debe automatizar el descuento e incremento del stock de materiales y productos terminados en el almacén, además de controlar las desviaciones.
- Gestión del personal: Existen herramientas muy potentes para la gestión de los recursos humanos y las nóminas de una empresa. Es valorable que el ERP incorpore una ficha de cada empleado con información básica, con el objetivo de obtener reporting de la actividad que tenga relación con él en el sistema.
- Control de almacén y la logística: El ERP permite la gestión de múltiples almacenes, ubicaciones, inventarios, traspasos de mercancía, regularizaciones, control de costes por distintos métodos de cálculo, recepción de mercancía, preparación de la misma para su envío a clientes y generación de expediciones.
- Puntos de venta: Con la integración de un módulo de TPV podremos realizar controles del punto de venta como aperturas de caja, sesiones, vendedores y arqueos.
- Comercio electrónico: Si queremos llevar nuestros productos a Internet, el ERP debe incorporar una plataforma de comercio electrónico o permitir que se integre con alguna de las que ya existen.
- Configuración de los productos o servicios: En este apartado hay muchos elementos que pueden hacer que el ERP sea válido o no para su implantación en una empresa. Algunos de ellos son el control de la trazabilidad de los productos (números de serie, lotes, fechas de caducidad), los artículos con múltiples posibilidades de configuración (tallas, colores, sabores, etc.), la gestión por códigos de barras (atendiendo a la normativa AECOC en función del sector o codificación propia) o la configuración del precio (tarifas, precios especiales, escalados, caducidades, descuentos por familias).
- Reporting y análisis de la información: Este último elemento es fundamental. Todo ERP que se precie debe proporcionar herramientas para generar cuadros de mando e indicadores que permitan tener el negocio bajo control.
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Ángel Blanco Ferreiro
Director Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial de Solusoft
