Es muy importante reforzar la comunicación interna en tu empresa. En breve se cumplirá casi un año desde que la mayoría de las empresas tuvieron que implantar el teletrabajo rápidamente. Aún hay mucha gente que continúa teletrabajando y otras personas que realizan un modelo mixto. Después de 12 meses, puede que los empleados se sientan más solos o tengan menos sentimiento de pertenencia a la empresa.
Pero antes de empezar, ¿qué es la comunicación interna? Podemos definirla como aquella comunicación (canales, mecanismos de información, etc.) que se realiza y tiene lugar en el ámbito interno de una empresa determinada. Es decir, tanto el emisor como el receptor de la información forman parte de la compañía.
Hay distintos tipos: comunicación horizontal (entre personas que tengan el mismo cargo profesional), descendente (la información se genera en los cargos más altos de la empresa) o ascendente (la información va desde los trabajadores hasta los cargos más altos).
Ventajas de la comunicación interna
La comunicación interna es esencial para el buen funcionamiento. Tanto entre empleados de un mismo departamento o bien como un proceso de comunicación que afecta a toda la empresa. Sirve para fomentar el compromiso de los empleados con tu negocio, el buen ambiente del equipo, la creatividad, etc.
Además, utilizando herramientas de comunicación interna en tu empresa nos aseguramos un flujo de información constante entre los empleados. Con ello, podemos evitar la pérdida de información de valor para el negocio. Comunicación interna es anunciar un nuevo producto a los trabajadores o anunciar la llegada de un nuevo empleado.
Gracias a la comunicación interna también es posible fomentar la comunicación en distintas direcciones. No solo los responsables, directores u otros altos cargos pueden dar y generar información. También se trata de promover que la información nazca y se comunique desde cualquier lugar de la compañía y pueda viajar en varias direcciones. ¿Qué se podría hacer para que los compañeros se conozcan más y se sientan parte del equipo? Por ejemplo, se pueden crear juegos ‘serious game’ para conocerse entre todos. Lanzar retos o incluso habilitar salas para cafés virtuales, mediante los cuales poder fomentar el compañerismo, el intercambio de información, etc.
Asimismo, se puede utilizar la comunicación interna para transmitir los valores, la forma de trabajar, etc. Es primordial que cualquier trabajador pueda conocer fácilmente esta información: la historia de la compañía, la misión, visión y valores. En definitiva, que toda la información que sirve también para generar una cultura corporativa sea de fácil acceso, para que se sientan identificados con ella.
Otra de las ventajas de la comunicación interna en tu empresa es la de mejorar algunos aspectos directamente relacionados con el trabajo productivo de la compañía. Por ejemplo, con las herramientas de comunicación interna podremos tener una buena organización del trabajo. Podremos disponer de una visión global del proyecto que se esté realizando. Por ejemplo: Un organizador de tareas, un lugar en el que tener reuniones con pizarras, o documentos, etc.
Herramientas para mejorar tu empresa
¿Qué herramientas disponemos para mejorar y/o comenzar a instaurar la comunicación interna en nuestra compañía?
Microsoft Teams
Sin lugar a duda una de las herramientas que más usuarios ha ganado durante esta pandemia. Se trata de la herramienta de Microsoft mediante la cual se pueden realizar llamadas, videollamadas, chats, organizar grupos de trabajo, mantener reuniones, utilizar pizarras virtuales, disponer de un organizador de tareas, tener reuniones de equipo, de toda la empresa o incluso con personas externas a tu organización.
El portal del empleado
¿Aún no dispones de él? Es una de las herramientas más necesarias y útiles de comunicación interna. Muestra los últimos acontecimientos, crea una guía de bienvenida para nuevos empleados, cuelga las últimas noticias que afecten a la empresa… Y hazlo en la nube para que todos los trabajadores puedan acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Manual del empleado
Detalla protocolos, códigos de vestimenta, cómo se solicitan vacaciones, cómo se realiza el fichaje horario, qué redes sociales existen en la empresa… Además, es importante que el manual del empleado esté publicado en algún lugar y sea de fácil acceso. Por ejemplo, podría estar dentro del propio portal del empleado.
Newsletter interna
Una opción es programar un envío de correo con cierta periodicidad que recoja las últimas noticias que atañen a la compañía. Desde novedades que afectan a la empresa, las incorporaciones, proyectos realizados, productos lanzados… Haz que la gente se sienta partícipe y esté al tanto de lo que ocurre. Además, puedes hacer que propongan temas o noticias que contar.
Desarrolla o utiliza alguna herramienta de Open Innovation, una nueva estrategia de innovación que abre la propuesta de ideas a cualquier entorno fuera de la organización o del departamento que normalmente las lleva a cabo. Si se crean herramientas de Innovación Abierta, estaremos dando la posibilidad a otros departamentos, por ejemplo, de aportar ideas útiles e innovadoras. Por ello, es muy importante disponer de una plataforma que permita gestionar estas ideas.
Cuenta con una Intranet, o sitio web interno de la empresa, al que solo puedan acceder los trabajadores y asegúrate de que todo el material que necesitan para trabajar esté ahí: material corporativo, propuestas a clientes, archivos y documentos de un equipo… Se puede configurar con distintos roles de usuario. Puede ser una desarrollada a medida, pero también se pueden utilizar plataformas como SharePoint, de Microsoft Office 365.
¿Qué herramientas te resultan más útiles?, ¿dispones de ellas en tu empresa o te gustaría contar con alguna? Contacta con nosotros.
Carla Fuentes y Marta Chippirrás
Departamento de Comunicación y Departamento de Recursos Humanos
