El fin de automatizar procesos de venta es el de ahorrar tiempo y recursos ayudándonos de nuestro ERP o sistema empresarial. La actualización de precios o tarifas, o el establecimiento de una facturación periódica o cuotas a cobrar, tan típicas de los inicios de año, son algunos de ellos.
El ritmo de trabajo en las empresas, o la necesidad simplemente de centrarnos en los procesos realmente distintivos en las mismas. Hace conveniente que hagamos que nuestro ERP o sistemas de gestión empresarial en general se encarguen de hacer las tareas repetitivas por nosotros. Muchas de ellas son fácilmente realizables mediante procesos automáticos que programamos en dichos sistemas. Si se trata de un ERP, como en el caso de nuestro a3ERP. Esos mecanismos automáticos suelen estar ya establecidos y requieren tan solo una pequeña configuración por parte del usuario.
En el presente informe, y centrándonos especialmente en el circuito de ventas de nuestra organización. Queremos recoger los principales procesos automáticos que pueden beneficiarse de este tipo de automatización.
Actualización de precios o tarifas
La actualización de precios a comienzo de año suele ser una tarea común a realizar en las empresas. Es un proceso que puede ser fácil si nuestros servicios son muy específicos o nuestro volumen de productos muy reducido, pero se puede complicar mucho en el momento en que los tipos de actividades o productos sean de distinta naturaleza o procedencia. Será interesante en esos casos contar con una utilidad de actualización masiva de las tarifas de venta que nos ayude a actualizar dichos precios.
Si programamos el proceso, deberíamos hacerlo atendiendo a unos parámetros simples de entrada, como un simple porcentaje de incremento/decremento, que podremos luego configurar año a año. Pero será especialmente útil poder realizar el proceso filtrando nuestros productos o servicios en función de su naturaleza o las familias en las que los tengamos clasificados. Podremos así realizar la actualización en fases, con distintos parámetros de cambio. O especificar distintos parámetros para cada una de las familias y realizar luego el proceso de cambio de manera general.
Establecimiento o actualización de facturas o cuotas periódicas
Este es un proceso de enorme utilidad y realizado con gran frecuencia para clientes o socios en determinados sectores de actividad (mantenimiento, limpieza, formación, gimnasios…). Su automatización nos reportará, por tanto, grandes ahorros de tiempo, eliminando además la posibilidad de errores o el olvido u omisión de facturas y/o cuotas en determinados casos.
El proceso automático que establezcamos debería permitirnos especificar o configurar las cuotas periódicas que querríamos facturar al conjunto de clientes que indiquemos. Una vez marcado esto, nuestro ERP o sistema de información debería estar preparado para lanzar de forma masiva la facturación de todas las cuotas. El sistema completará su eficiencia si nos permite además crear de manera automática los ficheros con recibos domiciliados que enviar a nuestro banco.
La automatización de estas cuotas de forma anual debería ser también tenida en cuenta a la hora de programar nuestros sistemas.
Generación automática de albaranes de venta
Cuando una empresa tiene un gran volumen de pedidos, llega un momento en que generar los albaranes de venta puede ser laborioso. Este proceso de generación de albaranes estará disponible en nuestros ERP o deberíamos programarlo en nuestros sistemas de información.
El automatizar procesos de venta como la generación automática de los albaranes. Permite atender a unos criterios de filtrado y agrupación que podrá configurar el usuario. En el caso de mercancía material, estos albaranes deberían poder ser gestionados después por quienes trabajen en nuestro almacén, para tratar casos en los que pueda ser que no toda la mercancía estuviera finalmente disponible para servir, o si ha de registrarse mayor información en el albarán servido.
Facturación de ventas automática
Tanto en los casos en los que se haya estado sirviendo mercancía a los clientes a través de albaranes. Como en los que dichos albaranes correspondan a los servicios realizados en un determinado cliente. Será enormemente útil contar con un proceso que genere las facturas automáticamente a partir de esos albaranes de venta pendientes.
Para mejorar su utilidad se deberían establecer criterios de filtrado y permitir agrupaciones de albaranes, por serie u otro concepto, en una sola factura por cliente. Y de nuevo será óptimo también en este caso que se puedan crear de manera automática los ficheros con recibos domiciliados que enviar a nuestro banco para agilizar su cobro.
Automatizar procesos de venta pueden ser casi indispensable en determinados sectores. Y pueden ser fácilmente resueltos, en la gran mayoría de los casos, con la simple configuración de nuestro ERP. Aunque puede que su importancia llegue a hacer merecer la inversión en un proyecto individualizado donde se puedan combinar y mejorar con procesos específicos que agilicen aún más nuestro flujo de trabajo.
Ángel Blanco Ferreiro
Dtor. de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial de solusoft
